Consulter vos emails et savoir s'ils ont été lus
La page Emails regroupe les messages reçus et envoyés : lecture en deux volets ou en plein écran, aperçu intégré des pièces jointes, et suivi de lecture par le destinataire.
La page Emails du menu principal centralise tous les emails de votre organisation : les messages reçus (synchronisés depuis votre boîte) et les messages envoyés par Locanoia (quittances, relances…). Elle apparaît dans le menu dès qu'une configuration email est en place.
Retrouver un email
En haut de la page, une carte de recherche et de filtres vous permet de cibler rapidement un message :
- Barre de recherche : tapez un mot du sujet, un expéditeur ou un destinataire, puis appuyez sur Entrée ou cliquez sur Rechercher.
- Filtre de direction : Tous, Recus ou Envoyes.
- Filtre par locataire : commencez à taper un nom, puis sélectionnez le locataire — seuls ses échanges s'affichent.
- Filtre de période : 7 derniers jours, 30 derniers jours ou 3 derniers mois.
Le bouton Effacer les filtres rétablit la vue complète. Le bouton Non lus n'affiche que les messages non lus ; son compteur indique combien il en reste.
Lire un email
- Sur grand écran, la page est en deux volets : la liste à gauche, la lecture à droite. À l'arrivée sur la page, le premier message s'affiche automatiquement dans le volet de lecture — vous voyez tout de suite quelque chose, sans clic.
- Un clic sur une ligne affiche le message dans le volet de lecture.
- Un double-clic sur une ligne ouvre le message directement en plein écran, comme dans Outlook. Le bouton Plein écran du volet de lecture fait la même chose pour le message affiché.
- Les messages non lus se repèrent à leur ligne en gras et à leur sujet en couleur ; une fois lus, ils repassent en affichage normal.
- Dans le volet de lecture : expéditeur, destinataires, date, badge de direction (Recu / Envoye) et, pour les emails générés par Locanoia, un badge de source qui indique d'où vient le message : Quittance, Avis, Relance, EDL, Depot, Restitution, Loyer, Attestation CAF…
- Les images du message sont affichées d'emblée ; le bouton Masquer les images permet de les retirer de l'affichage (et Afficher les images de les rétablir).
- Si le message est rattaché à un locataire, son nom est cliquable et mène directement à sa fiche.
Pièces jointes : aperçu intégré
Cliquer sur une pièce jointe PDF ou image l'ouvre dans l'aperçu intégré de Locanoia, en plein écran, avec zoom et ajustement — plus besoin d'un onglet du navigateur. Cela fonctionne même quand le serveur de messagerie n'a pas indiqué le type du fichier : Locanoia le reconnaît alors à son extension (.pdf, .jpg, .jpeg, .png, .gif, .webp).
Les autres types de fichiers (Word, Excel, archives…) se téléchargent d'un clic, comme auparavant.
Marquer lu / non lu
- Dans le volet de lecture, le bouton Marquer non lu (ou Marquer lu) change l'état du message affiché.
- Pour traiter plusieurs messages d'un coup : cochez les cases en début de ligne (ou la case d'en-tête pour tout sélectionner), puis utilisez les boutons Marquer lu / Marquer non lu qui apparaissent au-dessus de la liste.
Deux notions de lecture à ne pas confondre
| Notion | Qui a lu ? | Où la voir |
|---|---|---|
| Lu / non lu | Vous, dans Locanoia | Ligne en gras et sujet en couleur tant que vous n'avez pas ouvert le message ; boutons Marquer lu / Marquer non lu |
| Lu par le destinataire | Votre locataire (ou autre destinataire) | Uniquement sur les emails envoyés avec suivi : icône d'enveloppe et mention dédiée |
Pour les emails envoyés par Locanoia avec suivi, le volet de lecture affiche l'état de lecture :
- « Lu par le destinataire le [date] » en vert : le destinataire a ouvert votre email. Dans la liste, une enveloppe ouverte verte sous la flèche de direction porte la même information au survol.
- « Non lu par le destinataire » : l'email n'a pas encore été ouvert.
C'est particulièrement utile pour vérifier qu'une relance d'impayé ou un avis d'échéance a bien été consulté. Ouvrir vous-même un email envoyé ne change évidemment rien à ce suivi : les deux notions sont indépendantes.
L'onglet Emails d'une fiche locataire
La fiche d'un locataire comporte son propre onglet Emails, limité à ses échanges, avec la même expérience de lecture que le menu Emails : premier message affiché automatiquement, double-clic ou bouton Plein écran, badges de direction et de source, aperçu intégré des pièces jointes, marquage lu / non lu.
En plus :
- Le bouton Synchroniser récupère les derniers échanges avec ce locataire (une synchronisation se lance aussi automatiquement à l'ouverture de l'onglet).
- Si un email a été traité par l'assistant IA, une ligne Cout IA dans le détail indique le montant et le nombre d'appels correspondants.
Bon à savoir
- La liste du menu Emails est paginée par 50 messages ; le pied de liste indique « Page X sur Y (N emails) » avec des flèches pour naviguer.
- Les emails envoyés par Locanoia sont considérés comme déjà lus par vous : seul leur suivi « Lu par le destinataire » évolue.
- Les colonnes De / A, Sujet et Date sont triables, et vous pouvez les réordonner par glisser-déposer ; l'ordre est mémorisé.
- Supprimer un message n'est pas possible depuis Locanoia : cela se fait dans votre messagerie d'origine. Seul cas où Locanoia intervient dans votre boîte : si vous avez configuré un dossier d'archivage (Paramètres → Emails), les messages synchronisés y sont déplacés.