Écrire ou répondre à un email depuis une fiche
Composez un message libre ou répondez à un email reçu directement depuis la fiche d'un locataire ou d'un bail, avec pièces jointes et signature de l'organisation.
Locanoia vous permet d'écrire un email à un locataire sans quitter sa fiche : le message part avec la signature de votre organisation, la pièce jointe de votre choix, et il apparaît immédiatement dans le fil d'échanges du locataire.
Bon à savoir : cette fonction est réservée aux rôles Admin et Gestionnaire. Les autres utilisateurs ne voient pas les boutons d'envoi.
Où trouver les boutons
| Depuis | Bouton | Ce qu'il ouvre |
|---|---|---|
| Fiche locataire, onglet Emails | Nouveau message | Un message vierge, adressé au locataire |
| Fiche locataire, onglet Emails, sur un email reçu | Répondre | Une réponse à cet email, message d'origine cité |
| Fiche bail (bouton en haut, au-dessus des onglets) | Envoyer un email | Un message adressé aux locataires du bail |
Composer votre message
La fenêtre de composition rassemble tout sur un écran :
- À : le destinataire est pré-rempli avec l'adresse du locataire, mais le champ reste modifiable. Vous pouvez saisir plusieurs adresses séparées par des virgules. Le bouton Cc ajoute un champ de copie.
- Sujet : l'objet du message.
- Corps du message : un éditeur de texte enrichi (gras, couleurs, listes, images…). La signature de votre organisation y est pré-insérée une seule fois, sous la zone de saisie — vous écrivez au-dessus, et vous pouvez la modifier librement pour ce message.
Si vous saisissez une adresse qui n'appartient à aucun locataire ni garant du dossier, une confirmation Adresse hors dossier vous demande de valider avant l'envoi — une protection contre les fautes de frappe.
Ajouter des pièces jointes
Deux boutons sous l'éditeur :
- Joindre un fichier : téléversez un fichier depuis votre ordinateur.
- Depuis la GED : choisissez un document déjà présent dans votre gestion documentaire (le sélecteur est pré-filtré sur le locataire ou le bail concerné). Vous pouvez en ajouter plusieurs, l'un après l'autre.
Les documents de la GED sont stockés chiffrés par sécurité : ils sont automatiquement déchiffrés au moment de l'envoi, le locataire reçoit donc des fichiers parfaitement lisibles.
L'envoi est immédiat
Important : cliquer sur Envoyer expédie le message sur-le-champ. Il n'existe pas de brouillons : un message non envoyé n'est pas conservé. Si vous fermez la fenêtre avec du contenu en cours, une confirmation « Abandonner le message ? » vous prévient avant que le contenu ne soit perdu.
Après l'envoi, le message apparaît aussitôt dans le fil de l'onglet Emails du locataire, marqué comme envoyé (flèche verte).
Qui est l'expéditeur ?
Un bandeau en haut de la fenêtre vous indique l'adresse d'expédition avant d'envoyer :
- Votre organisation a une boîte connectée (Microsoft 365, Gmail ou SMTP, configurée dans Paramètres > Emails) : le message part de cette boîte. Le locataire peut répondre normalement ; sa réponse revient dans Locanoia dès lors que la synchronisation des emails entrants est active (Microsoft 365, Gmail ou IMAP — voir Comment synchroniser les emails reçus de vos locataires).
- Aucune boîte connectée : le message part de
noreply@locanoia.fret le bandeau vous avertit : « Envoyé depuis : noreply@locanoia.fr — le locataire ne pourra pas répondre dans ce fil ; connectez une boîte dans Paramètres > Emails ».
Pour connecter une boîte, voir Configurer l'envoi d'emails.
Répondre à un email reçu
Le bouton Répondre (disponible dans la liste comme dans le détail d'un email reçu) prépare tout pour vous :
- Le sujet est préfixé « Re : » — jamais dupliqué, même si vous répondez à une réponse (pas de « Re : Re : »).
- Le message d'origine est cité sous votre zone de saisie, avec la mention « Le [date], [expéditeur] a écrit : ».
- Le champ À est pré-rempli avec l'expéditeur d'origine.
Votre réponse et celles du locataire restent rattachées au même fil de discussion : quand le locataire répond, son message revient dans le fil de sa fiche, à la suite de l'échange. Et si votre boîte connectée est resynchronisée, le message envoyé n'est pas dupliqué dans le fil — Locanoia reconnaît qu'il s'agit du même email.
Cas de la colocation
Depuis la fiche d'un bail en colocation, Envoyer un email pré-remplit :
- À : tous les colocataires actifs du bail (ceux qui ne sont pas sortis) ;
- Cc : les garants pour lesquels l'option Mettre ce garant en copie de tous les mails envoyés au locataire est activée sur leur fiche, ainsi que les éventuelles adresses secondaires « administratif » des locataires.
Vous restez libre d'ajuster ces destinataires avant l'envoi.