Valider ou refuser une action depuis l'email (lien sécurisé)
Le lien reçu par email ouvre un écran de confirmation : rien n'est exécuté avant votre clic sur « Confirmer ». Jeton à usage unique, valable 7 jours.
Lorsqu'une action attend votre décision, Locanoia peut vous l'envoyer par email avec deux boutons : « Valider » et « Refuser ». Chacun ouvre un lien sécurisé personnel qui vous permet de traiter l'action directement, sans avoir à vous connecter à l'application.
Ouvrir le lien n'exécute rien
C'est le point essentiel à retenir : la simple ouverture du lien ne valide ni ne refuse rien. Elle affiche uniquement un écran de confirmation.
Cette protection est volontaire. Beaucoup de messageries, d'antivirus et de filtres de sécurité « précliquent » automatiquement les liens contenus dans les emails pour les analyser. Si l'ouverture du lien suffisait à agir, une action pourrait être validée à votre insu, avant même que vous ayez lu le message. Avec Locanoia, seul votre clic sur le bouton de confirmation déclenche réellement la décision — l'email vous le rappelle d'ailleurs : « Le clic ouvre une page de confirmation sécurisée ; rien n'est exécuté avant votre confirmation. »
Valider ou refuser en pratique
- Dans l'email, cliquez sur « Valider » ou « Refuser » selon votre décision.
- Une page de confirmation s'ouvre dans votre navigateur. Elle affiche le titre de l'action, le message « Vérification de sécurité effectuée. » et un unique bouton : « Confirmer la validation » ou « Confirmer le refus », selon le lien que vous avez suivi.
- Cliquez sur ce bouton pour exécuter la décision. Tant que vous ne cliquez pas, l'action reste en attente : vous pouvez fermer la page sans conséquence.
Vos droits sont revérifiés au moment du clic : seuls les rôles administrateur et gestionnaire de l'organisation peuvent valider ou refuser une action, y compris par email.
Un lien à usage unique, valable 7 jours
Chaque lien contient un jeton de sécurité personnel qui obéit à deux règles :
| Situation | Ce qui s'affiche |
|---|---|
| Lien déjà utilisé (rouvert après confirmation) | « Lien expiré ou action déjà traitée » |
| Lien ouvert plus de 7 jours après l'envoi de l'email | « Lien expiré ou action déjà traitée » |
| Action déjà traitée par un autre moyen (dans l'application, ou via l'autre bouton de l'email) | « Lien expiré ou action déjà traitée » |
Autrement dit : le jeton est à usage unique et expire au bout de 7 jours. Dès que l'action est traitée — par n'importe quel canal — tous les liens de l'email deviennent inactifs. Ce n'est pas une erreur : c'est la garantie qu'une décision ne peut pas être rejouée.
Si vous voyez ce message alors que vous pensez que l'action est encore à traiter, ouvrez le menu « Actions » de Locanoia : vous y retrouverez son état réel.
D'où viennent ces emails ?
Ces liens de validation s'inscrivent dans le fonctionnement du centre d'actions :
- Automates en mode « Propose » : quand un automate de Mila est réglé sur le niveau « Propose » (Mila soumet systématiquement à validation dans le centre d'actions), il ne fait rien sans vous — il dépose une proposition dans l'onglet « À traiter » de la page Actions, que vous pouvez ensuite valider ou refuser, dans l'application ou depuis l'email.
- Digest quotidien : si vous l'avez activé, un email récapitulatif vous indique chaque jour le nombre d'actions en attente, avec un bouton « Consulter » qui ouvre la page Actions de l'application. Ce récapitulatif ne contient pas de liens de décision directe : il vous invite simplement à venir traiter vos actions.
Certains emails d'action peuvent aussi proposer un bouton « Modifier » : celui-ci ouvre l'application sur l'écran adapté pour ajuster la proposition avant de décider.
Retrouver l'action ensuite
Une action traitée par lien email n'est pas supprimée : elle change simplement d'état (validée ou refusée) et disparaît de l'onglet « À traiter ». Vous la retrouvez ensuite dans l'onglet « Historique » de la page Actions, comme n'importe quelle action traitée directement dans l'application.