Comment synchroniser les emails reçus de vos locataires

Rapatriez automatiquement vos emails dans Locanoia pour suivre les échanges avec vos locataires.

Locanoia peut rapatrier automatiquement les emails de votre boîte aux lettres pour les afficher dans l'application et les rattacher à vos locataires. Vous suivez ainsi tous les échanges sans quitter Locanoia.

Prérequis

La synchronisation utilise la connexion configurée pour l'envoi (voir l'article « Comment configurer l'envoi d'emails »). La section Synchronisation emails apparaît dans Paramètres > Emails, sous la configuration d'envoi, dès qu'un compte est connecté (Microsoft 365, Gmail) ou qu'un serveur de réception est renseigné.

Cas 1 — Microsoft 365 ou Gmail

Si vous avez connecté votre compte Microsoft 365 ou Gmail, il n'y a rien de plus à faire : la synchronisation utilise la même connexion. En cas d'erreur de permissions, reconnectez simplement votre compte dans la section serveur d'envoi juste au-dessus.

Cas 2 — Autre messagerie (IMAP)

Pour les autres fournisseurs, renseignez la connexion à votre boîte de réception :

1. Serveur IMAP : l'adresse du serveur de réception de votre fournisseur (par exemple imap.orange.fr).
2. Port : généralement 993.
3. Identifiant : votre adresse email complète.
4. Mot de passe : le mot de passe de votre messagerie (ou un mot de passe d'application selon le fournisseur). Une fois enregistré, laissez le champ vide pour le conserver.
5. Laissez l'option Connexion sécurisée (SSL/TLS) activée.

Choisir les dossiers et la profondeur d'historique

• Dossier de lecture : le dossier de votre boîte dans lequel Locanoia lit les messages (par défaut la boîte de réception, « INBOX »). La liste propose les dossiers réellement présents dans votre messagerie.
• Dossier d'archivage : si vous en choisissez un, les emails traités y sont déplacés dans votre messagerie. Sélectionnez « Ne pas archiver » pour laisser vos messages en place.
• Historique à synchroniser : profondeur de la première récupération — 3, 6, 12, 24 mois ou tout l'historique.

Cliquez sur Enregistrer pour valider vos choix.

Lancer et vérifier la synchronisation

• La synchronisation s'exécute automatiquement toutes les 15 minutes.
• Pour ne pas attendre, cliquez sur Synchroniser maintenant : un message vous indique le nombre d'emails récupérés (par exemple « 12 email(s) synchronisé(s) »).
• Les emails récupérés apparaissent dans le menu Emails et, lorsqu'un expéditeur est reconnu, sont rattachés automatiquement au locataire concerné.

Bon à savoir

• La synchronisation ne supprime jamais de messages de votre boîte : Locanoia lit vos emails et, au plus, les déplace vers le dossier d'archivage que vous avez choisi.
• Si vous changez de mot de passe de messagerie, pensez à le mettre à jour ici, sinon la synchronisation s'interrompra.