Réviser les loyers : à la main ou avec l'automate annuel

Appliquez la révision selon l'indice légal (IRL, ILC...) ou un pourcentage, ou laissez Mila anticiper la révision annuelle et vous la proposer prête à valider.

La plupart des baux permettent de réviser le loyer une fois par an selon un indice publié par l'INSEE (IRL pour l'habitation, ILC ou ILAT pour les locaux professionnels, ICC). Locanoia calcule la révision pour vous : les valeurs des indices sont mises à jour automatiquement chaque jour. Vous pouvez réviser à la main, ou confier la veille annuelle à l'automate Révision annuelle des loyers.

Réviser les loyers à la main

1. Ouvrez la page Loyers, puis cliquez sur l'onglet Actualiser les loyers.
2. Cochez les baux à réviser (ou cliquez sur Tout sélectionner).
3. Choisissez la méthode avec l'interrupteur Indice / Pourcentage :
   • Indice : l'application compare l'indice en vigueur lors de la dernière révision (ou au début du bail) avec l'indice actuel, et affiche la variation en pourcentage ainsi que le nouveau loyer calculé ;
   • Pourcentage : saisissez vous-même le taux à appliquer (par exemple 3,50), il est répercuté sur le loyer des baux cochés. Les charges ne sont pas modifiées automatiquement dans le cas le plus courant — voir l'encadré ci-dessous, « Le loyer se révise, les charges (le plus souvent) non ».
4. Vérifiez les colonnes Nouveau loyer et Différence. Vous pouvez toujours ajuster manuellement le nouveau loyer ; le champ Nouvelles charges reste éditable à la main sur chaque ligne si vous voulez y saisir vous-même un montant, mais l'application n'y calcule rien pour vous par défaut (encadré ci-dessous).
5. Activez si besoin Arrondir à l'euro pour des montants ronds (arrondi à l'euro inférieur).
6. Cliquez sur Actualiser les loyers.

Garde-fou : le plafond de plausibilité

Quand vous saisissez directement un nouveau loyer (sans passer par Indice ou Pourcentage), une vérification de cohérence s'applique : une variation de plus de 20 % — à la hausse comme à la baisse — est refusée pour éviter les erreurs de frappe (un 800 € tapé 1200 €, par exemple).

Point important : le refus est silencieux. Vous voyez simplement le message « 0 loyer(s) actualisé(s) » et aucune ligne n'apparaît dans l'historique du bail — ce n'est pas une panne, c'est la protection qui a joué. Vérifiez le montant saisi ; si la variation est réellement voulue, appliquez-la en mode Pourcentage (calculé, il n'est pas soumis à ce plafond) ou en plusieurs fois.

Le loyer se révise, les charges (le plus souvent) non

La révision annuelle — par indice ou par pourcentage — ne porte que sur le loyer. Les charges, elles, suivent une des deux règles selon ce qui a été choisi sur le bail :

• Charges provisionnelles (le régime par défaut, la grande majorité des baux) : ce ne sont que des provisions sur les charges réellement dépensées pour l'immeuble. Elles ne s'indexent pas sur l'indice ni sur un pourcentage — la loi les fait ajuster chaque année à part, lors de la régularisation annuelle des charges, sur la base des dépenses réelles. Dans l'écran d'actualisation, le champ « Nouvelles charges » de ces baux reste donc à son montant actuel tant que vous ne le modifiez pas vous-même à la main, et la mention « Charges (provision) non révisées — régularisation annuelle » s'affiche sur la ligne pour le rappeler.
• Forfait de charges (une clause plus rare, à indiquer explicitement sur le bail) : celui-ci suit bien la même révision que le loyer, chaque année, aux mêmes conditions — c'est le seul cas où la révision touche aussi les charges.

En clair : si votre bail est en charges provisionnelles (cas le plus fréquent) et que vous souhaitez ajuster le montant de la provision, faites-le indépendamment de la révision du loyer — en fonction du budget prévisionnel de l'immeuble ou du résultat de la dernière régularisation, pas en appliquant le même pourcentage que le loyer.

Rattraper des années de révision oubliées

Si une ou plusieurs échéances annuelles de révision ont été oubliées, un réglage d'organisation change la façon dont le rattrapage est calculé : Paramètres > Finance > Révisions de loyer non effectuées > Rattraper les indexations non appliquées.

• Décoché (réglage par défaut) : la comparaison se fait avec l'indice du même trimestre de l'année précédente — la révision ne couvre qu'une seule année, les années oubliées restent perdues.
• Coché : la comparaison se fait avec le dernier indice réellement appliqué au bail (ou celui du contrat, si le bail n'a jamais été révisé) — la révision rattrape alors toute la période écoulée depuis, en une fois, sur le loyer à venir.

Dans les deux cas, le calcul part toujours du loyer en cours : rien n'est réclamé rétroactivement sur les loyers déjà payés. Aucune jurisprudence ne tranche entre ces deux méthodes de rattrapage — c'est un choix laissé au bailleur.

Le préavis avant l'entrée en vigueur du nouveau loyer

Un second réglage d'organisation, Paramètres > Finance > Préavis de révision de loyer > Préavis avant l'effet d'une révision de loyer, fixe le délai minimum entre la validation d'une révision et son application : 1 mois par défaut (également disponible : 2 ou 3 mois). Cette règle s'applique de la même façon que vous révisiez un bail à la main (onglet Actualiser les loyers ou dialogue Historique des loyers) ou que vous validiez une proposition de l'automate Mila dans le centre d'actions — dans les deux cas, un onglet vous affiche la date d'effet retenue avant que vous confirmiez.

Dans tous les cas, la date d'effet n'est jamais le jour même de votre validation : c'est toujours le premier jour de la période de loyer qui suit à la fois le délai de préavis (compté à partir d'aujourd'hui) et, s'il tombe plus tard, l'échéance contractuelle du bail elle-même.

• Révision manuelle (onglet « Actualiser les loyers » ou dialogue « Historique des loyers ») : aucune échéance contractuelle n'entre en jeu — seul compte le délai de préavis à partir d'aujourd'hui. Exemple avec le préavis par défaut d'1 mois : vous validez le 11 août, le préavis d'un mois retombe au 11 septembre — la date d'effet est donc le 1ᵉʳ octobre, premier jour de la période suivant ce délai.
• Validation d'une proposition Mila (centre d'actions) : la date d'effet est la plus tardive entre l'échéance contractuelle du bail et « date de validation + préavis », ramenée au premier jour de la période de loyer suivante. Exemple avec le préavis par défaut d'1 mois : pour le bail de Marie Dupont, échéance annuelle le 1ᵉʳ janvier, si vous validez la révision le 20 décembre, le préavis d'un mois retombe au 20 janvier — la date d'effet est donc repoussée au 1ᵉʳ février, premier jour de période suivant ce délai. Si vous aviez validé plus tôt, dès le 1ᵉʳ décembre par exemple, le délai d'un mois (1ᵉʳ janvier) coïncide avec l'échéance : le nouveau loyer s'applique dès le 1ᵉʳ janvier comme prévu.

Dans tous les cas, seule la date d'application est reportée : le montant calculé/saisi reste correct, et l'ancien loyer continue de s'appliquer jusqu'à la date d'effet annoncée.

L'automate « Révision annuelle des loyers »

Plutôt que de surveiller vous-même les dates anniversaires, activez l'automate dans Paramètres > Mila, carte Révision annuelle des loyers. Il fonctionne sur trois niveaux : Manuel (Mila n'intervient pas), Propose (chaque révision est soumise à votre validation dans le centre d'actions) et Autonome (Mila applique et vous informe).

Ce que fait l'automate

Chaque jour, Mila balaie les baux dont l'interrupteur Révision auto. est activé sur la fiche bail (indice IRL uniquement dans cette première version). Pour chaque échéance annuelle qui approche — avec un Délai d'anticipation (jours) réglable, 30 jours par défaut — elle vérifie les gardes légales avant de proposer quoi que ce soit :

Un anniversaire dépassé est rattrapable pendant un an : l'automate le détecte et crée une proposition marquée « Rattrapage ». Au-delà, la révision est prescrite et rien n'est proposé.

Au niveau Propose : valider en un geste

Chaque révision mûre apparaît dans le centre d'actions (À traiter) sous la forme d'une action Révision de loyer. La carte détaille l'ancien et le nouveau loyer (et les charges le cas échéant), les Indices IRL de référence et cible, la Date d'effet et le Motif (Échéance annuelle, Rattrapage ou Zone tendue).

• Valider applique le nouveau loyer sur le bail et envoie l'email d'actualisation au locataire, en un seul geste. Rien d'autre à faire.
• Refuser écarte la proposition jusqu'à la prochaine échéance annuelle : Mila ne vous re-proposera pas la même révision entre-temps.

Au niveau Autonome

Mila applique la révision et envoie l'email d'actualisation sans validation préalable (les cas nécessitant un œil humain, comme un rattrapage ou un doute zone tendue, restent soumis à validation). Chaque exécution est tracée dans l'onglet Historique du centre d'actions avec le badge Exécutée par Mila : vous gardez une visibilité complète sur ce qui a été fait.

Suivre les révisions : l'Historique des loyers

Depuis la fiche d'un bail, cliquez sur le montant du loyer (ou sur le bouton Actualiser le loyer de la carte Conditions, affiché lorsque le bail a un indice renseigné) pour ouvrir le dialogue Historique des loyers :

• la table retrace chaque événement — Signature du bail, Révision de loyer, Modification — avec loyer, charges, total, variation en % et indice appliqué ;
• sur les lignes de révision et de modification, l'icône Visualiser le courrier affiche le courrier d'actualisation, et Envoyer le courrier d'actualisation l'adresse au locataire ;
• le bas du dialogue permet d'appliquer une nouvelle actualisation pour ce bail seul (mêmes modes Indice / Pourcentage que l'onglet général).

Ce qui se passe après une révision

• Le nouveau montant est enregistré sur le bail, avec la date d'effet retenue (cf. « Le préavis avant l'entrée en vigueur du nouveau loyer » ci-dessus — pas nécessairement le jour de votre validation) : elle servira de point de départ au calcul de l'année suivante.
• Les loyers déjà générés ne sont pas modifiés : le nouveau montant s'applique aux échéances générées à partir de cette date d'effet, pas avant — l'ancien loyer continue de s'appliquer jusque-là.
• Une ligne « Révision de loyer » s'ajoute dans l'Historique des loyers du bail.

Bon à savoir

• Le tableau de l'onglet Actualiser les loyers rappelle pour chaque bail la date de la dernière révision (ou la date de début du bail s'il n'a jamais été révisé), le dernier indice appliqué et l'indice actuel.
• L'indice utilisé est celui défini sur le bail. Si aucun indice n'est renseigné, utilisez le mode Pourcentage ou saisissez directement le nouveau montant.
• L'automate ne prend en charge que les baux indexés IRL pour l'instant ; les baux ILC/ILAT/ICC se révisent à la main.
• Un modèle d'email « Actualisation de loyer » est disponible dans Paramètres > Modèles > Modèles de mails : c'est lui qui sert aux envois, manuels comme automatiques.