Envoyer une quittance ou un avis d'échéance
Prévisualisez et envoyez la quittance de loyer ou l'avis d'échéance, activez les quittances automatiques sécurisées et suivez la lecture des emails.
Locanoia génère et envoie pour vous les deux documents du quotidien locatif :
- l'avis d'échéance, qui prévient le locataire du loyer à payer ;
- la quittance de loyer, qui atteste que le loyer a été réglé.
Dans les deux cas, le document est joint en PDF à l'email et archivé automatiquement dans vos documents (la GED), rattaché au bail concerné. Les PDF reprennent l'entête et le pied de page de votre organisation (logo compris), tels que définis dans vos paramètres.
Envoyer une quittance manuellement
La quittance n'est disponible que pour un loyer au statut Payé.
- Ouvrez la page Loyers et repérez la ligne du loyer payé (onglet Payés).
- Cliquez sur le menu ⋯ au bout de la ligne.
- Choisissez Visualiser la quittance pour vérifier le document, puis cliquez sur Envoyer par email ; ou choisissez directement Envoyer quittance.
Visualiser la quittance ouvre un aperçu obligatoire du document avant tout envoi : bailleur, locataire, période et montant s'affichent tels qu'ils partiront, avec un bouton Envoyer le mail et un bouton Télécharger.
L'envoi nécessite une adresse email sur la fiche du locataire.
Laisser Mila envoyer les quittances (quittances automatiques sécurisées)
Vous pouvez confier l'envoi des quittances à un automate. Son niveau d'autonomie se règle dans Paramètres > Mila (ou dans l'onglet Autonomie du centre d'actions), carte Quittances automatiques :
| Niveau | Comportement |
|---|---|
| Manuel | Aucune quittance automatique : l'envoi reste entièrement à votre main. |
| Propose (niveau par défaut) | Mila prépare la quittance et dépose une action Quittance prête à envoyer dans l'onglet À traiter du centre d'actions. Cliquer Valider émet la quittance en un geste : PDF généré, copie dans vos documents, email au locataire. |
| Autonome | La quittance est émise directement, sans validation ; l'exécution est tracée dans l'onglet Historique du centre d'actions, badge Mila (« Exécutée automatiquement par Mila » au survol). |
Quels loyers entrent dans le circuit automatique ?
L'automate ne traite que les échéances payées dont le paiement est traçable :
- une écriture bancaire rapprochée (encaissement identifié sur votre compte) ;
- ou un chèque saisi dans les paiements du loyer.
Un virement ou un paiement en espèces saisi à la main, sans mouvement bancaire rapproché, reste hors circuit : sa quittance s'envoie manuellement, comme décrit plus haut. Ce n'est pas un oubli de l'automate, c'est une garantie — aucune quittance n'est émise sur un paiement invérifiable.
Deux gardes de sécurité, quel que soit le niveau
- Fenêtre de sécurisation : la quittance n'est proposée ou émise qu'après un délai en jours ouvrés suivant le paiement (5 par défaut, réglable via le champ Délai avant envoi (jours ouvrés) de la carte). Ce délai laisse le temps à un éventuel rejet bancaire d'apparaître.
- Détection de contre-passation : si un rejet bancaire (débit annulant l'encaissement) est détecté, la quittance est bloquée et une action d'arbitrage apparaît au centre d'actions : la valider acte le rejet et repasse le loyer en impayé.
Refuser une proposition
Refuser une action Quittance prête à envoyer sort définitivement cette échéance du circuit automatique : l'automate ne la reproposera jamais. La seule issue est alors l'envoi manuel (menu ⋯ > Envoyer quittance).
Envoyer un avis d'échéance
- Sur la ligne d'un loyer non payé, cliquez sur le menu ⋯.
- Choisissez Visualiser l'avis d'échéance pour contrôler le contenu, puis Envoyer par email ; ou choisissez directement Envoyer avis d'échéance.
Vous pouvez aussi automatiser l'avis d'échéance : l'automate prépare l'avis pour chaque loyer à venir du mois qui n'en a pas encore reçu. Il se règle dans Paramètres > Mila, carte Avis d'échéance, avec les mêmes trois niveaux que les quittances : Manuel (niveau par défaut : rien d'automatique), Propose (une action à valider apparaît au centre d'actions ; l'email part à la validation) ou Autonome (envoi direct). Quel que soit le chemin — manuel, validé au centre d'actions ou autonome — le PDF de l'avis est joint à l'email et archivé dans vos documents.
Ce que contiennent les documents
- Les montants distinguent le loyer et les charges (provision ou forfait selon le bail), avec les dates en français.
- Chaque document porte sa mention légale : l'avis rappelle qu'il « ne constitue pas une quittance », la quittance qu'elle « annule tous les reçus qui auraient pu être établis précédemment pour la même période ».
- En colocation, la quittance mentionne les noms de tous les colocataires actifs du bail.
Suivre les envois
Dans le tableau des loyers, les colonnes Avis échéance, Quittance et Dernière relance affichent :
- une enveloppe fermée quand l'email a été envoyé ;
- une enveloppe ouverte verte quand le locataire l'a ouvert.
Survolez l'icône pour voir les dates d'envoi et de lecture.
Personnaliser les documents et les emails
- Le texte des emails (quittance, avis d'échéance, relance) se personnalise dans Paramètres > Modèles > Modèles de mails.
- Le PDF de la quittance est produit à partir du modèle « Quittance de loyer » de Paramètres > Modèles > Modèles de documents : le modèle par défaut est utilisé, sauf si votre organisation en possède une version personnalisée — voir Personnaliser un modèle de document.