Relancer un loyer impayé : la cascade de relances

Relancez à la main en un clic, ou laissez la cascade de relances graduer automatiquement les rappels : paliers configurables, un seul courrier par locataire, arrêt dès le paiement.

Quand un loyer n'est pas réglé à sa date d'échéance, il passe automatiquement au statut En retard. Vous pouvez alors relancer le locataire à la main, ou laisser l'automate Relances d'impayés dérouler une cascade de rappels de plus en plus fermes — sans jamais harceler personne.

Envoyer une relance manuellement

1. Ouvrez la page Loyers ; l'onglet Non payés, affiché par défaut, regroupe les loyers à relancer.
2. Sur la ligne du loyer concerné, cliquez sur le menu ⋯ (disponible en vue tableau ; sur mobile, basculez d'abord de la vue cartes à la vue tableau).
3. Choisissez Relancer cette échéance….

4. Un aperçu obligatoire du courrier s'ouvre — bailleur, locataire, détail de l'impayé (montant dû, montant réglé, solde restant) — avec les onglets Document / E-mail et les boutons Envoyer le mail et Télécharger. Rien ne part avant ce clic.

La colonne Dernière relance affiche ensuite une enveloppe : fermée quand la relance est envoyée, ouverte et verte quand le locataire l'a lue (survolez l'icône pour voir les dates).

Bon à savoir : si une relance proposée par l'automate attendait votre validation au Centre d'actions et ne couvrait que cette échéance, votre relance manuelle réarme le cycle automatique : le palier proposé est consommé (l'action passe en statut Manuel dans l'historique) et la cascade reprend à partir de là — elle ne renverra pas le même rappel, mais continuera vers le palier suivant tant que l'impayé persiste. Nuance : si la carte en attente couvrait plusieurs échéances (relance consolidée), relancer manuellement une seule de ces échéances ne consomme plus le palier de la carte consolidée depuis le 2026-08-11 — la carte reste À traiter pour les échéances restantes, afin qu'un geste unitaire n'éteigne jamais silencieusement une proposition qui en couvre d'autres.

La cascade de relances automatique

L'automate relance les locataires en retard par paliers, déterminés par l'ancienneté du plus vieil impayé encore dû. Par défaut :

Comme tous les automates de Mila, il se règle sur trois niveaux (voir Régler le niveau d'autonomie) :

• Manuel : rien n'est proposé ni envoyé.
• Propose (par défaut) : chaque relance arrive à valider dans le Centre d'actions, quel que soit le palier.
• Autonome : les paliers amiables partent seuls ; les paliers marqués « Validation requise » (relance formelle, mise en demeure) restent toujours soumis à votre validation.

Un seul courrier par locataire

Les impayés sont consolidés par locataire : si un même locataire a plusieurs loyers en retard — même sur plusieurs baux —, il reçoit un seul courrier, pour le montant total de ce qu'il doit. Le palier retenu est calculé sur l'impayé le plus ancien.

Vous pouvez déclencher vous-même cet envoi consolidé, sans attendre l'automate : sur la fiche du locataire, l'onglet Loyers affiche un bandeau Relancer tout l'impayé — {montant total} dès qu'il a au moins un loyer en retard. Cliquer dessus ouvre le même aperçu obligatoire, avec un tableau Détail de l'impayé listant chaque échéance (période, date d'échéance, montant dû, montant réglé, solde restant) et le total en bas.

En colocation, si le bail comporte une clause de solidarité, la relance la rappelle explicitement : chaque colocataire est solidairement tenu, avec son garant, au paiement de l'intégralité des sommes dues. Les garants dont la fiche a l'option « en copie des mails envoyés au locataire » activée reçoivent en outre la relance en copie.

Des garde-fous contre le harcèlement… et les oublis

• Rattrapage direct : un retard découvert à J+20 déclenche directement la Relance formelle (J+15). Les paliers dépassés (J+5, J+10) sont sautés et jamais renvoyés après coup.
• Plancher anti-recul : le niveau de fermeté ne redescend jamais. Après une Relance formelle, un nouvel impayé du même locataire ne repart pas au rappel amiable tant que la situation n'est pas régularisée.
• Arrêt automatique au paiement : dès que tout est soldé, le cycle s'arrête et l'historique est remis à zéro — un futur retard repartira normalement au premier palier.
• Péremption immédiate : si un paiement solde toutes les échéances couvertes alors qu'une relance attend votre validation, l'action devient aussitôt Périmée — vous ne validez jamais une relance devenue inutile.
• Seuil de montant (optionnel) : les impayés sous le seuil que vous fixez sont ignorés par la cascade.

Valider une relance au centre d'actions

Une relance à valider apparaît dans l'onglet À traiter du Centre d'actions, sous la forme « Relance impayé ». La carte détaille le locataire, le bien, le palier, le montant total consolidé, le nombre d'échéances et l'ancienneté du retard (et les éventuels paliers sautés — rattrapage ou paliers désactivés). Les icônes en bas de carte permettent de valider, de refuser, ou d'ouvrir l'aperçu avant de vous décider.

Deux points importants :

• Le montant affiché est celui calculé au moment de la détection ; il est recalculé à l'envoi — si un paiement partiel est arrivé entre-temps, le courrier réclame le juste montant restant dû.
• Valider consomme définitivement le palier : l'envoi est enregistré et le même rappel ne pourra jamais partir deux fois, même si vous relancez l'automate.

Configurer les paliers

Ouvrez Paramètres > Mila (ou l'onglet Autonomie du Centre d'actions, c'est le même écran), carte Relances d'impayés. L'éditeur de paliers vous permet, pour chacun des quatre paliers, de modifier :

• le libellé et le délai en jours ;
• l'interrupteur Validation requise (le palier passe alors toujours par le centre d'actions, même en Autonome) ;
• l'interrupteur Actif (un palier désactivé est simplement sauté).

C'est aussi là que se règle le champ Seuil de montant (€) — impayés en dessous ignorés (cliquez sur Réglages pour déplier l'éditeur).

Personnaliser le message

Le contenu de l'email de relance manuelle se modifie dans Paramètres > Modèles > Modèles de mails : adaptez le ton et les informations affichées à votre convenance.

Bon à savoir : une relance ne modifie jamais le loyer. Dès que vous enregistrez le paiement, le statut repasse à Payé et vous pouvez envoyer la quittance.