Générer les loyers du mois (manuellement ou par l'automate)
Créez les appels de loyer de vos baux : à la main en quelques clics, ou en laissant l'automate « Génération des loyers » s'en charger chaque mois.
Chaque mois, Locanoia crée pour chacun de vos baux une ligne de loyer (appelée échéance) qui regroupe le loyer et les charges dus par le locataire. Vous pouvez laisser l'automate le faire, ou générer les loyers vous-même.
Important : créer un bail ne génère aucune échéance. Un bail tout juste signé n'a aucun loyer tant que vous n'en générez pas — soit via le bouton « Générer » de la page Loyers, soit par l'automate au 1er du mois suivant. Et sans échéance, rien ne part en aval : ni avis d'échéance, ni quittance, ni relance.
Laisser l'automate générer les loyers
L'automate « Génération des loyers » balaie tous les baux actifs le 1er de chaque mois et se règle dans « Paramètres », onglet « Mila », carte « Génération des loyers », sur trois niveaux :
| Niveau | Comportement |
|---|---|
| Autonome (par défaut) | Les échéances du mois se créent toutes seules, sans action de votre part. |
| Propose | Rien n'est créé directement : une carte « Loyer à générer » apparaît dans « Actions MILA » (le centre d'actions) pour chaque bail concerné, avec la période, le loyer, les charges et le total. Vous validez pour créer l'échéance, ou refusez. |
| Manuel | L'automate ne fait rien : vous générez tout vous-même depuis la page Loyers. |
Bon à savoir sur le niveau « Propose » :
- Les montants affichés sur la carte sont figés au moment de la proposition, prorata compris : valider crée l'échéance exactement telle qu'annoncée.
- Refuser une carte renonce simplement au loyer de ce mois pour ce bail — vous pouvez toujours le générer manuellement ensuite.
- Aucun risque de doublon : si l'échéance a été créée entre-temps (par vous, par exemple), la validation le détecte et ne crée rien en double.
Générer les loyers manuellement
La génération manuelle sert à préparer un mois à l'avance, à compléter un bail créé en cours de mois, ou à tout piloter vous-même si l'automate est en « Manuel ».
- Dans le menu, ouvrez la page Loyers.
- Cliquez sur le bouton Générer, à droite des sélecteurs d'année et de mois.
- Choisissez le Mois d'échéance : c'est le mois pour lequel les loyers seront créés.
- Si vous le souhaitez, activez Arrondir à l'euro inférieur : un loyer de 718,06 € devient alors 718 €.
- Cochez les baux concernés dans la liste. Le lien Tout sélectionner coche tous les baux d'un coup ; si vous avez plusieurs biens, des pastilles au-dessus du tableau permettent de filtrer par bien.
- Vérifiez les montants affichés (loyer, charges, total) et la date d'échéance de chaque ligne.
- Cliquez sur Générer X loyer(s).
Bon à savoir :
- Les baux qui ont déjà un loyer pour le mois choisi n'apparaissent pas dans la liste : impossible de créer un doublon, quel que soit le chemin (manuel ou automate).
- Si un bail commence ou se termine en cours de mois, le montant est automatiquement calculé au prorata du nombre de jours. La mention « prorata » s'affiche alors en orange sur la ligne.
- La date d'échéance reprend le jour de paiement défini dans le bail (par exemple le 5 du mois).
Rattraper les loyers passés
Si vous commencez à utiliser Locanoia alors que vos baux sont en cours depuis plusieurs mois, cliquez sur le bouton Loyers antérieurs en haut de la page Loyers. Une confirmation vous est demandée avant toute création : l'application génère alors tous les loyers depuis le début de chaque bail actif jusqu'à aujourd'hui, sans dupliquer ceux qui existent déjà. Les mois déjà passés sont marqués comme payés ; le mois en cours est généré en attente de règlement, car rien ne garantit qu'il a déjà été perçu — réglez-le ensuite normalement (paiement ou correction manuelle). Le premier mois est calculé au prorata si le bail n'a pas commencé un 1er du mois.
Pour aller plus loin
- Panorama des automates Mila : qui fait quoi
- Une fois les échéances créées, voyez les quittances et avis d'échéance.