Comment connecter votre messagerie et vos services externes

Envoyer les emails depuis votre propre boîte (Microsoft 365, Gmail, SMTP), synchroniser les emails entrants et connecter Pennylane.

Par défaut, Locanoia envoie les emails (quittances, relances, avis d'échéance) depuis son propre serveur. Vous pouvez à la place connecter votre boîte aux lettres pour que les emails partent en votre nom, et activer la synchronisation des emails entrants ainsi que des services externes comme Pennylane.

Connecter votre boîte d'envoi d'emails

1. Dans le menu latéral, cliquez sur Paramètres, puis ouvrez l'onglet Emails.
2. Choisissez votre mode de connexion :
   • Microsoft 365 : cliquez sur Se connecter avec Microsoft et autorisez l'accès. Les emails partiront de votre boîte, comme depuis Outlook.
   • Gmail : cliquez sur le bouton de connexion Google et autorisez l'accès.
   • Serveur SMTP classique : sélectionnez votre fournisseur dans la liste des préréglages (ou « personnalisé »), puis renseignez le serveur, le port et vos identifiants. Un mode opératoire propre à chaque fournisseur vous guide, notamment pour créer un mot de passe d'application si nécessaire.
3. Enregistrez, puis utilisez le bouton de test pour vérifier l'envoi.

Synchroniser les emails entrants

Une fois un serveur configuré, la section Synchronisation emails apparaît dans le même onglet. Elle permet à Locanoia de lire votre boîte de réception pour suivre les échanges avec vos locataires et traiter automatiquement les pièces jointes.

1. Choisissez le dossier de lecture (par défaut la boîte de réception) et, si vous le souhaitez, un dossier d'archivage où déplacer les emails traités.
2. Sélectionnez la profondeur d'historique à synchroniser : 3, 6, 12, 24 mois ou tout.
3. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Synchroniser maintenant pour lancer une première synchronisation.

Si vous n'utilisez ni Microsoft 365 ni Gmail, une configuration IMAP est proposée à la place : serveur, port, identifiant, mot de passe et connexion sécurisée (SSL/TLS).

Connecter Pennylane

Si vous tenez votre comptabilité dans Pennylane, vous pouvez y relier Locanoia pour récupérer vos comptes et mouvements bancaires.

1. Ouvrez l'onglet Finance des Paramètres.
2. Activez l'interrupteur Pennylane.
3. Collez votre token API Pennylane, puis lancez le test de connexion.
4. Le message « Pennylane connecté » confirme que la liaison fonctionne.

La synchronisation des mouvements s'exécute ensuite automatiquement (voir l'article sur les tâches planifiées).