Comment choisir le bon type d'affectation

Loyer, dépôt de garantie, compte à compte, achat, remboursement de prêt : à quoi correspond chaque type de mouvement et quels champs remplir.

Lors du rapprochement d'un mouvement, le champ « Type de mouvement » propose six affectations. Voici comment choisir et quels champs remplir pour chacune.

Loyer

Pour un virement de loyer reçu d'un locataire.

1. Sélectionnez le type « Loyer ».
2. Choisissez le « Bail » concerné : la liste affiche le locataire, le bien et le montant du loyer mensuel.
3. Choisissez l'« Échéance » à solder : chaque ligne indique sa date, son montant et le reste dû.
4. Sélectionnez le « Mode de paiement » (Virement, Prélèvement, Chèque, Espèces).

Si aucune échéance n'est en attente pour ce bail, un message vous informe qu'une échéance du mois du mouvement sera créée automatiquement au moment du rapprochement — vous n'avez rien d'autre à faire. L'échéance est ensuite marquée payée et visible dans la page Loyers.

Dépôt de garantie

Pour l'encaissement du dépôt de garantie versé par un locataire à l'entrée dans les lieux.

1. Sélectionnez le type « Dépôt de garantie ».
2. Choisissez le « Bail » concerné.
3. Sélectionnez le « Mode de paiement ».

Restitution dépôt de garantie

Pour le virement de restitution du dépôt au locataire à son départ (mouvement sortant).

1. Sélectionnez le type « Restitution dépôt de garantie ».
2. Choisissez le « Bail » concerné : pour les baux résiliés, la liste indique le montant du dépôt à restituer.

Compte à compte

Pour un virement entre deux de vos propres comptes bancaires (il n'a pas d'impact sur vos loyers ni vos dépenses).

1. Sélectionnez le type « Compte à compte ».
2. Choisissez le « Compte destination » parmi vos autres comptes connectés.

Achat

Pour une dépense : travaux, assurance, charges, fournitures...

1. Sélectionnez le type « Achat ».
2. Dans « Répartition par bien », choisissez le bien concerné et le montant. Pour une facture couvrant plusieurs biens, cliquez sur « Ajouter un bien » et répartissez le montant en euros ou en pourcentage sur chaque ligne.
3. Un indicateur vérifie la cohérence : « Montants cohérents » en vert quand la somme des lignes égale le montant du mouvement, sinon l'écart restant s'affiche en orange. Le bouton « Rapprocher » n'est actif que lorsque les montants sont cohérents.

4. Si l'intégration Pennylane est active, vous pouvez indiquer le « Fournisseur Pennylane » (facultatif) : choisissez-le dans la liste ou saisissez un nouveau nom — il sera alors créé automatiquement sur Pennylane.

Les achats rapprochés apparaissent ensuite dans la page « Achats » (menu « Finance »), où vous retrouvez toutes vos dépenses par bien.

Remboursement de prêt

Pour la mensualité d'un prêt immobilier prélevée sur votre compte (ce type n'est proposé que pour un mouvement au débit).

1. Sélectionnez le type « Remboursement de prêt ».
2. Choisissez le « Prêt » concerné parmi les prêts enregistrés de votre organisation.
3. Indiquez le « Mois pointé » : le mois de l'échéance que ce prélèvement règle. Lorsque Mila a reconnu le prélèvement, le prêt et le mois sont pré-remplis par sa suggestion.

Une fois le mouvement rapproché, la fiche du prêt affiche dans sa colonne « Prélèvement » la date et le montant réellement prélevés, et les cartes « Capital restant dû » et « Progression » se calent sur le dernier mois rapproché.

Refacturation locataire

Pour l'encaissement d'un remboursement de frais divers avancés pour le compte d'un locataire : double des clés, plaque de boîte aux lettres, intervention d'un plombier facturée au locataire… (ce type n'est proposé que pour un mouvement au crédit).

1. Sélectionnez le type « Refacturation locataire ».
2. Choisissez le « Bail » concerné.
3. Indiquez dans le commentaire ce qui est refacturé (ex. « Double des clés ») : c'est le seul endroit où cette information est enregistrée, elle est donc obligatoire.

Ce type ne crée pas de facture ni de document formel — il qualifie simplement l'encaissement, avec son motif en commentaire.