Comment laisser Mila rapprocher vos mouvements automatiquement

Activez l'automate de rapprochement bancaire : Mila rapproche pour vous les loyers, remboursements de prêt et virements reconnus, ou vous les propose à valider.

Chaque nuit, Mila examine les mouvements non justifiés qu'elle a déjà analysés et peut les rapprocher pour vous : le loyer d'un locataire reconnu, la mensualité d'un prêt, un virement entre vos comptes. Selon le niveau que vous choisissez, elle agit seule ou vous soumet ses propositions.

Choisir le niveau d'automatisation

1. Ouvrez « Paramètres » dans le menu de gauche, puis l'onglet « Mila ».
2. Repérez la carte « Rapprochement bancaire automatique ».
3. Choisissez l'un des trois niveaux :
   • Manuel : Mila n'intervient pas, vous rapprochez tout vous-même.
   • Propose (niveau par défaut) : Mila prépare les rapprochements et vous les soumet dans « Actions MILA ».
   • Autonome : Mila rapproche seule les cas certains ; un mouvement reconnu mais bloqué par l'un de ses garde-fous vous est tout de même soumis à valider.

Ce que Mila traite seule

Mila ne rapproche automatiquement que trois types de mouvements : les loyers, les remboursements de prêt et les virements de compte à compte. Elle applique des garde-fous stricts :

• le montant doit être exactement identique à celui attendu ;
• le locataire (ou la contrepartie) doit être reconnu dans le libellé du mouvement ;
• une seule échéance doit pouvoir correspondre — au moindre doute, le cas vous est soumis.

Les achats, dépôts de garantie et restitutions de dépôt ne sont jamais rapprochés automatiquement : ils restent à faire manuellement.

En mode « Propose »

Mila ne vous soumet que des propositions prêtes à valider en un clic. Quand elle a trouvé une correspondance de confiance élevée avec une seule cible possible, une carte « Rapprochement à confirmer » apparaît dans « Actions MILA » : cliquez sur « Valider » pour enregistrer le rapprochement, ou sur « Modifier » pour ouvrir la fenêtre de rapprochement pré-remplie sur la page Banque et ajuster vous-même.

Un cas ambigu (plusieurs correspondances possibles) ou un type que Mila ne traite pas seule ne génère aucune carte : le mouvement reste simplement « Non justifié », à rapprocher manuellement depuis la page Banque.

En mode « Autonome »

Pour les cas certains, le mouvement passe directement au statut « Justifié », sans action de votre part. L'opération est tracée dans l'onglet Historique d'« Actions MILA », marquée comme exécutée par Mila : vous gardez une vue complète de ce qu'elle a fait.

Si Mila reconnaît un mouvement mais que l'un de ses garde-fous l'empêche de le rapprocher seule (par exemple un montant proche mais pas exactement identique), elle vous le soumet sous la même carte « Rapprochement à confirmer », signalée comme une anomalie dans « Actions MILA ».

La quittance n'est jamais envoyée par ce rapprochement : c'est l'automate d'envoi des quittances qui s'en charge, selon son propre réglage.

Quand un virement dépasse le loyer attendu

Il arrive qu'un locataire verse en un seul virement plus que son loyer : le dépôt de garantie (en entier ou en partie), une facture, ou le remboursement de frais que vous avez avancés. Mila sait détecter ces cas et vous les propose toujours à valider — jamais en autonomie, même si l'automate est en mode « Autonome » :

• Loyer + dépôt de garantie : quand l'écart correspond exactement au dépôt attendu (ou à sa moitié), une carte « Rapprochement à confirmer » vous propose la ventilation complète. Depuis la version 1.0.485, c'est aussi le cas pour un versement partiel du dépôt en début de bail : la carte propose alors « loyer + fraction du dépôt », à vous de confirmer.

• Loyer + facture du locataire : quand l'écart correspond exactement à une ou plusieurs factures Pennylane du bail, la carte propose de les régler en même temps que le loyer.

• Loyer + reste à qualifier : quand aucun des cas précédents n'explique l'écart et que celui-ci reste raisonnable, une carte « Loyer + reste à qualifier » apparaît dans « Actions MILA ». Elle vous montre l'équation (par exemple « Loyer octobre 750 € + 12 € à qualifier ») et vous laisse qualifier vous-même l'écart :

  • « Refacturation locataire » ouvre la fenêtre de rapprochement pré-remplie en versement ventilé, avec l'écart en ligne de refacturation ; saisissez le motif (ex. « Double des clés ») puis cliquez sur « Rapprocher ».
  • « Dépôt de garantie » (proposé uniquement si un reste de dépôt peut correspondre) ouvre la même fenêtre pré-remplie avec l'écart en part de dépôt ; un clic sur « Rapprocher » suffit.
  • « Refuser » écarte la proposition : le mouvement ne vous sera pas re-proposé pour la même cible.

  Cette carte ne porte jamais de bouton « Valider » : c'est toujours vous qui dites à quoi correspond l'écart, et c'est le clic « Rapprocher » de la fenêtre qui enregistre. Tout reste modifiable avant ce clic.

Si l'écart est trop important (par exemple un virement couvrant deux loyers d'un coup), aucune carte n'est créée : le mouvement reste « Non justifié », à rapprocher manuellement.

Paiement rejeté par la banque

Il arrive qu'un virement encaissé soit ensuite rejeté par la banque (paiement contre-passé). Mila surveille ces cas :

• Quand le rejet est évident (libellé de rejet explicite et correspondance unique avec un encaissement rapproché), Mila annule seule le rapprochement concerné.
• Sinon, une carte « Rapprochement contre-passé » vous demande d'arbitrer.
• Si une quittance a déjà été envoyée au locataire, une carte dédiée vous alerte : rien n'est jamais annulé silencieusement.

Bon à savoir

Mila ne rapproche que les mouvements qu'elle a déjà analysés. Chaque nuit, la synchronisation bancaire, l'analyse des mouvements puis le rapprochement automatique s'enchaînent dans cet ordre : un mouvement arrivé dans la journée est donc traité dès la nuit suivante.