Mila analyse les emails de vos locataires et leurs pièces jointes
Attestations d'assurance, RIB, justificatifs : Mila lit les pièces jointes des emails reçus, les classe dans vos documents et met vos fiches à jour.
Lorsque la synchronisation des emails est active, Mila travaille en coulisses : elle examine les emails reçus de vos locataires et traite automatiquement leurs pièces jointes. Vous n'avez rien à faire.
Ce que Mila fait automatiquement
Pour chaque email reçu rattaché à un locataire, Mila regarde les pièces jointes (PDF et images) et reconnaît leur nature :
- attestation d'assurance habitation,
- RIB / IBAN,
- pièce d'identité,
- justificatif de domicile,
- bulletin de salaire,
- avis d'imposition,
- contrat de travail,
- quittance,
- courrier de résiliation,
- attestation de loyer (CAF).
Chaque document reconnu est enregistré dans les documents du locataire, avec la bonne catégorie et un nom lisible, et les informations utiles en sont extraites (par exemple l'IBAN et le BIC d'un RIB). Plus besoin de télécharger la pièce jointe puis de la re-déposer dans Locanoia.
Le cas particulier de l'attestation d'assurance
Quand un locataire envoie son attestation d'assurance par email, Mila va plus loin :
- Elle lit l'attestation (assureur, numéro de contrat, dates de validité).
- Elle met à jour la fiche assurance du locataire avec ces informations.
- Elle peut envoyer au locataire un accusé de réception confirmant la bonne prise en compte de son attestation.
Combiné aux relances automatiques d'assurance, le suivi des attestations devient entièrement automatique : Locanoia relance, le locataire répond avec sa pièce jointe, Mila classe et met à jour.
Bon à savoir
- Ce traitement ne concerne que les emails rattachés à un locataire (expéditeur reconnu). Les autres messages ne sont pas analysés.
- Les pièces jointes non reconnues (photo de vacances, publicité…) sont simplement ignorées.
- L'email d'origine reste consultable tel quel dans la page Emails ; les documents classés se retrouvent dans l'onglet Documents de la fiche du locataire.
- Mila ne supprime jamais rien : ni l'email, ni ses pièces jointes.