Comment facturer vos loyers avec Pennylane

Créez le client et l'abonnement de facturation Pennylane d'un bail, réglez vos défauts de facturation et laissez Mila créer les clients manquants.

Quand votre connexion Pennylane est active, Locanoia peut piloter la facturation de vos loyers dans Pennylane : chaque bail est relié à un client Pennylane, et un abonnement de facturation génère les factures de loyer à la fréquence choisie.

Créer le client et l'abonnement depuis la fiche bail

La fiche d'un bail comporte un onglet « Pennylane », visible uniquement si votre connexion Pennylane est active.

1. Dans la carte « Client Pennylane », cliquez sur « Créer ou rechercher le client ». Si des clients existants semblent correspondre, choisissez « Associer » sur le bon ; si la recherche ne trouve rien, cliquez sur « Créer un nouveau client ». Si, au moment de créer, un ou plusieurs clients existants pourraient malgré tout correspondre au bail, aucune création n'a lieu d'office : la liste des clients possibles s'affiche, avec « Associer » en face de chacun, et « Créer un nouveau client quand même » crée le client après confirmation (voir Comment relier un bail à Pennylane).
2. Dans la carte « Abonnement Pennylane », créez ensuite l'abonnement de facturation du bail : les lignes de facturation (loyer et charges) sont pré-remplies et modifiables, et vous réglez la fréquence, le jour de facturation et le délai de paiement, ainsi que le mode de finalisation (brouillon par défaut : les factures sont créées en brouillon dans Pennylane, à finaliser par vous). Le mode de paiement affiché est celui renseigné sur le bail (Prélèvement, Virement, Chèque ou Espèces) — Locanoia applique automatiquement le modèle de facture Pennylane que vous avez associé à ce mode dans « Paramètres », onglet « Mila », carte « Abonnement Pennylane » (réglages) ; sans modèle configuré, une mention « Mode de paiement : … » est ajoutée à la facture et un message vous indique l'emplacement exact du réglage, avec un lien pour l'ouvrir directement.
3. Cliquez sur « Créer l'abonnement ».

En cas de refus de Pennylane, le motif exact s'affiche sous le bouton pour vous aider à corriger. Deux cas particuliers ne bloquent jamais votre travail : si Pennylane refuse le modèle de facture configuré (modèle supprimé ou révoqué côté Pennylane, par exemple), l'abonnement — ou la facture ponctuelle créée depuis la liste des loyers — est tout de même créé, sans le modèle, avec la mention « Mode de paiement : … » de repli, et un avertissement vous le signale ; et si Pennylane est momentanément indisponible, le message « Pennylane est momentanément indisponible » vous invite simplement à réessayer plus tard — votre connexion Pennylane n'est pas remise en cause.

Depuis la liste des loyers, l'action « Créer la facture dans Pennylane » vous avertit d'abord si une ou plusieurs factures existent déjà pour ce mois sur ce client ; « Créer quand même » confirme la création malgré cet avertissement. Si le modèle de facture est ensuite refusé par Pennylane, la facture est tout de même créée avec la mention de repli, exactement comme ci-dessus — l'avertissement initial sur le mois ne bloque jamais ce repli. Le message « Une facture existe déjà pour ce mois sur ce client Pennylane » ne s'affiche que si une AUTRE facture est réellement apparue entre-temps (par exemple un double clic, ou une création lancée en parallèle) : dans ce cas précis, aucune facture n'est créée — la fenêtre se met à jour automatiquement avec la facture concernée, sans que vous ayez besoin de la fermer ni de la rouvrir, et le bouton devient « Créer quand même » si vous souhaitez tout de même continuer.

Cette vérification a lieu juste avant chaque création, pas seulement à l'ouverture de la fenêtre : si Pennylane enregistre une facture pour ce mois entre le moment où vous ouvrez la fenêtre et celui où vous cliquez, Locanoia le détecte et vous redemande confirmation avant de créer quoi que ce soit — même si vous avez cliqué « Créer quand même », cette confirmation ne couvre que les factures que la fenêtre vous montrait déjà : une facture apparue entre-temps vous est systématiquement représentée. De même, si vous (ou un collègue) déclenchez deux fois la création pour la même échéance au même moment — deux onglets, par exemple — seule la première aboutit ; la seconde reçoit le message « Une création de facture est déjà en cours pour ce client et ce mois. ». Dans les deux cas : jamais de doublon créé sans que vous l'ayez vu et accepté. Si une création est interrompue avant sa fin normale (coupure réseau, panne applicative), ce même message peut persister jusqu'à deux minutes (délai du verrou) avant qu'un nouvel essai ne soit possible — réessayez simplement après ce délai.

Régler vos défauts de facturation

1. Ouvrez « Paramètres » dans le menu de gauche, puis l'onglet « Mila ».

2. Sur la carte « Abonnement Pennylane » (visible uniquement si votre connexion Pennylane est active — connexion à régler dans l'onglet « Finance », voir ci-dessous), dépliez « Réglages » : mode de finalisation, délai de paiement et jour de facturation — ils pré-remplissent les nouveaux abonnements — ainsi que le modèle de facture Pennylane à appliquer pour chaque mode de paiement de bail (Prélèvement, Virement, Chèque, Espèces, ou Mode non renseigné pour un bail sans mode de paiement saisi). Créez vos modèles directement dans Pennylane, puis associez-les ici : c'est ce modèle, pas un réglage Locanoia, qui détermine ce qui s'affiche sur la facture. Les modèles affichés dans la liste portent leur nom Pennylane, pas un numéro ; si un modèle que vous aviez associé a depuis été supprimé ou renommé dans Pennylane, « Modèle introuvable dans Pennylane » s'affiche à sa place — ressélectionnez un modèle existant.

   Ce réglage a été déplacé le 2026-07-25 depuis « Paramètres », onglet « Finance » : il ne s'y trouve plus, seule la connexion (jeton Pennylane) y reste.

Prérequis du token Pennylane : pour que cette liste de modèles se charge, le token Pennylane connecté dans « Paramètres », onglet « Finance », carte Pennylane, doit porter le droit « Factures clients » (lecture seule, scope customer_invoice_templates:readonly côté Pennylane) — en plus du droit déjà nécessaire pour les abonnements. Si ce droit manque, un message vous invite à régénérer un token avec ce droit depuis Pennylane, puis à le reconnecter ici. 3. Le niveau de l'automate « Abonnement Pennylane » se règle sur la même carte — il gouverne la création des abonnements et leur arrêt en fin de bail :

• Manuel : rien d'automatique, tout se fait depuis l'onglet Pennylane du bail.
• Propose : Mila propose les créations d'abonnements — et les arrêts en fin de bail — dans le centre d'actions.
• Autonome : Mila crée elle-même client et abonnement avec ces défauts, et arrête elle-même l'abonnement d'un bail résilié arrivé à son terme ; les cas ambigus repassent toujours en proposition.

Pour un bail résilié, l'arrêt de l'abonnement n'est proposé (ou fait) qu'une fois la dernière facture légitime émise — jamais tant qu'un loyer reste à facturer. L'abonnement arrêté reste consultable sur la fiche du bail.

La carte « Clients Pennylane » de l'onglet Mila

Dans Paramètres > onglet Mila, la carte « Clients Pennylane » règle un automate distinct : il détecte les baux actifs qui n'ont pas encore de client Pennylane et crée uniquement le client — jamais l'abonnement.

• Manuel : aucune création automatique.
• Propose : chaque bail à rattacher arrive dans « Actions MILA », vous validez la création.
• Autonome : le client est créé directement — ou associé au client Pennylane existant quand la correspondance est sûre. En cas de doute (un client existant pourrait déjà correspondre), rien n'est créé d'office : une carte à traiter apparaît dans « Actions MILA », et le cas se tranche depuis l'onglet Pennylane du bail.

Cet automate n'agit que si votre organisation est connectée à Pennylane.

Bon à savoir

L'identifiant du client Pennylane créé par Locanoia reprend le numéro du bail : c'est lui qui fait le lien entre les deux outils. Renseignez donc le numéro du bail avant de créer le client.

Si vous changez le mode de paiement d'un bail ou le modèle associé dans « Paramètres », onglet « Mila », carte « Abonnement Pennylane », après la création de l'abonnement, le bouton « Appliquer le modèle de facture du bail » (onglet Pennylane) réapplique le bon modèle sans recréer l'abonnement — et retire au passage la mention « Mode de paiement : … » ajoutée automatiquement si aucun modèle n'était configuré au moment de la création. Une mention que vous auriez écrite vous-même sur l'abonnement, dans Pennylane, n'est en revanche jamais touchée.