Comment relier un bail à Pennylane
Associer le client et l'abonnement de facturation Pennylane d'un bail depuis l'onglet Pennylane de sa fiche.
Si vous facturez vos loyers avec Pennylane, chaque bail peut être relié à un client et à un abonnement de facturation Pennylane, directement depuis sa fiche.
Prérequis
L'onglet Pennylane n'apparaît sur la fiche d'un bail que si votre organisation est connectée à Pennylane. La connexion se règle dans Paramètres, onglet Finance : voir Comment facturer vos loyers avec Pennylane.
La carte Client
- Ouvrez la fiche du bail (menu Baux), puis l'onglet Pennylane.
- Dans la carte Client Pennylane, cliquez sur Créer ou rechercher le client : Locanoia recherche le client Pennylane correspondant au bail.
- Si des clients existants semblent correspondre, cliquez sur Associer en face du bon candidat. Si la recherche ne trouve rien, cliquez sur Créer un nouveau client : le client est créé en un clic.
- Si, au moment de créer, un ou plusieurs clients Pennylane existants pourraient déjà correspondre au bail, aucune création n'a lieu d'office : la carte affiche la liste des clients possibles, avec Associer en face de chacun. Si aucun ne correspond, Créer un nouveau client quand même crée le client après une confirmation — à utiliser avec prudence, car cela peut créer un doublon dans votre comptabilité.
- Si le client que vous associez est déjà relié au bail d'un autre locataire de votre organisation, l'association reste possible, mais la confirmation vous en avertit explicitement — c'est une information, pas une erreur.
Le bouton Dissocier défait le lien, après confirmation : la dissociation ne supprime rien côté Pennylane.
La carte Abonnement
La carte Abonnement Pennylane relie le bail à l'abonnement qui génère ses factures de loyer :
- si des abonnements existants semblent correspondre, cliquez sur Associer en face du bon candidat ;
- sinon, cliquez sur Créer un nouvel abonnement et complétez le formulaire : fréquence, jour de facturation, délai de paiement, mode de finalisation et lignes de facturation (pré-remplies avec le loyer et les charges). Le mode de paiement affiché est celui renseigné sur le bail (Prélèvement, Virement, Chèque ou Espèces) ; il n'est pas modifiable ici — corrigez-le sur la fiche du bail si besoin. Si aucun modèle de facture n'est configuré pour ce mode de paiement, un avertissement s'affiche avant même de créer l'abonnement (à la place du nom du modèle), avec l'emplacement du réglage et un lien pour l'ouvrir directement — la création reste possible, un modèle pourra être appliqué ensuite.
Le statut de l'abonnement s'affiche en français sur la carte, en couleur : vert pour un abonnement qui facture (« Actif », « En cours »), rouge pour un abonnement « Arrêté », badge neutre pour les autres statuts (« Non démarré », « Terminé », « Brouillon », « En attente »). La fréquence est affichée dans sa vraie unité (« tous les mois », « toutes les 2 semaines », « tous les ans »), ainsi que la situation du modèle de facture Pennylane — un seul de ces trois messages à la fois : le nom du modèle appliqué (complété, si le modèle appliqué diffère de celui configuré pour ce mode de paiement, d'une invitation à le réappliquer — l'écart peut venir d'un changement de réglage comme d'un changement du mode de paiement du bail lui-même) ; ou, si aucun modèle n'est appliqué sur l'abonnement alors qu'un modèle est configuré pour ce mode de paiement (cas d'un abonnement créé avant ce réglage), un message nommant le modèle configuré et renvoyant au bouton Appliquer le modèle de facture du bail ; ou enfin un avertissement si aucun modèle n'est configuré pour ce mode de paiement — ce message indique désormais l'emplacement exact du réglage (Paramètres > onglet Mila > carte Abonnement Pennylane > Réglages) et porte un lien pour l'ouvrir directement. Le bouton Appliquer le modèle de facture du bail réapplique le bon modèle sans recréer l'abonnement, utile après un changement de mode de paiement ou de réglage ; il est grisé (avec une infobulle au survol reprenant le même emplacement) quand aucun modèle n'est configuré pour le mode de paiement actuel du bail, puisqu'il n'y a alors rien à appliquer. Là aussi, un bouton Dissocier permet de défaire le lien après confirmation, sans rien résilier côté Pennylane.
Arrêter l'abonnement
Le bouton Arrêter l'abonnement arrête réellement la facturation récurrente chez Pennylane, après confirmation : plus aucune facture ne sera émise pour cet abonnement, les factures déjà émises ne changent pas, et l'arrêt reste réversible directement dans Pennylane. Après l'arrêt, la carte Abonnement continue d'afficher l'abonnement arrêté — badge « Arrêté » en rouge et lien Ouvrir dans Pennylane — tant qu'aucun nouvel abonnement actif n'est associé au bail.
Bon à savoir
Un automate Mila « Clients Pennylane » peut détecter les baux actifs sans client Pennylane et proposer — ou faire — la création, selon le niveau choisi dans Paramètres, onglet Mila. À la fin d'un bail résilié, Mila peut aussi proposer — ou faire — l'arrêt de l'abonnement, une fois la dernière facture légitime émise, avec le même réglage que l'automate d'abonnement. Voir Comment facturer vos loyers avec Pennylane.