Gérer vos prestataires (artisans, syndics, assureurs...)

Créez vos fiches de prestataires, suivez leurs assurances, rattachez-les à vos travaux et à vos dépenses depuis le menu Immobilier.

La page Prestataires du menu Immobilier rassemble tous vos interlocuteurs professionnels : artisans, syndics, diagnostiqueurs, assureurs, notaires, comptables ou autres tiers. C'est le carnet d'adresses professionnel de votre organisation, distinct des locataires et des candidats.

Vous ne voyez pas l'entrée Prestataires dans le menu ? C'est normal tant que votre organisation n'a aucun bien : l'entrée apparaît dès que vous avez créé votre premier bien (voir Comment créer un bien).

Les catégories de prestataire

Chaque prestataire porte une catégorie obligatoire : Artisan, Syndic, Diagnostiqueur, Assureur, Notaire, Comptable ou Autre.

Seule la catégorie Artisan débloque des fonctionnalités supplémentaires : métiers et zones d'intervention, suivi des assurances (RC pro et décennale), rattachement à des travaux et consultation des dépenses associées. Les autres catégories restent des fiches de coordonnées complètes (identité, SIRET, contact, documents) sans ces capacités, qui n'ont pas de sens pour un syndic ou un notaire.

Créer un prestataire

1. Sur la page Prestataires, cliquez sur Ajouter un prestataire.
2. Un assistant en plusieurs étapes s'ouvre :
   • Catégorie : choisissez la catégorie du prestataire (Artisan, Syndic, Diagnostiqueur, Assureur, Notaire, Comptable ou Autre). Ce choix conditionne les étapes suivantes.
   • Entreprise : nom, forme juridique et SIRET. Un champ de recherche facultatif permet de retrouver l'entreprise par SIREN ou raison sociale et de pré-remplir automatiquement l'adresse et la forme juridique via le répertoire Sirene (les champs ainsi complétés portent un repère visuel de provenance).
   • Coordonnées : nom du contact, téléphone, e-mail, adresse et site web.
   • Capacités artisan (uniquement si la catégorie choisie est Artisan) : métiers exercés (plomberie, électricité, chauffage, maçonnerie, menuiserie...) et zones d'intervention (départements ou codes postaux).
3. Validez à la dernière étape pour créer la fiche.

Vérifier un SIRET via Sirene

Sur la fiche du prestataire, onglet Synthèse, le bloc « Entreprise » affiche le SIRET saisi et un bouton Vérifier via Sirene. Ce contrôle interroge le répertoire officiel des entreprises et met à jour l'adresse (si elle est vide), la forme juridique et l'état administratif de l'établissement.

Une ligne sous le SIRET indique la fraîcheur de cette vérification : « Vérifié via Sirene le JJ/MM/AAAA », un badge « Établissement fermé » si le répertoire indique une fermeture, ou « Non vérifié » si aucune vérification n'a encore été faite. En cas d'échec de la vérification, l'état précédent reste affiché tel quel.

La liste des prestataires

La page affiche vos prestataires en vue tableau (desktop) ou en cartes (mobile), avec les colonnes suivantes : Nom (et son contact), Catégorie, Métiers, Zones, Ville, Contact (téléphone et e-mail), Assurances et Travaux (nombre de travaux rattachés). Les colonnes Métiers, Zones et Travaux affichent un tiret pour les prestataires qui ne sont pas de catégorie Artisan.

Vous pouvez filtrer par catégorie, par métier, par zone d'intervention, par état d'assurance et rechercher par nom, contact, ville ou SIRET. Par défaut, seuls les prestataires actifs sont affichés.

Le badge d'état des assurances

Pour un prestataire de catégorie Artisan, un badge résume l'état de ses assurances (RC professionnelle et décennale) :

Pour les autres catégories, un tiret neutre remplace le badge : l'absence d'assurance n'a pas de sens pour un syndic ou un notaire.

La fiche d'un prestataire

Cliquez sur un prestataire pour ouvrir sa fiche. Elle comporte, selon sa catégorie, jusqu'à neuf onglets :

1. Synthèse (toutes catégories) : identité, entreprise, SIRET et bloc Sirene, coordonnées, et, pour un artisan, ses métiers et zones d'intervention.
2. Société (si un SIRET valide est renseigné) : informations complémentaires issues du répertoire des entreprises.
3. Assurances (Artisan) : liste des assurances RC pro et décennale, avec assureur, numéro de contrat, période et état. Le bouton Ajouter une assurance ouvre un formulaire avec dépôt de l'attestation.
4. Travaux (Artisan) : travaux rattachés à ce prestataire, avec bien concerné, statut et dates. Le bouton Rattacher à un travaux permet de lier un travaux existant ; chaque ligne peut être détachée individuellement.
5. Achats (Artisan) : dépenses de rapprochement bancaire déjà associées à ce prestataire, avec date, libellé, montant et bien concerné. Cette liste est une lecture seule : « Les achats se rattachent à un prestataire depuis le rapprochement bancaire » — voir Rapprocher un mouvement avec un loyer.
6. Documents (toutes catégories) : documents et pièces jointes liés au prestataire (dépôt par glisser-déposer).
7. Emails (si votre organisation a configuré l'envoi d'emails) : messages échangés avec ce prestataire.
8. Notes (toutes catégories) : notes internes à l'organisation.
9. Historique (toutes catégories) : journal des actions (création, modifications, changement de catégorie, désactivation, vérification Sirene).

Désactiver ou supprimer un prestataire

• Désactiver conserve toutes les données du prestataire (fiche, historique, rattachements) mais le retire des listes de rattachement actif — par exemple, il n'apparaîtra plus dans le choix des prestataires proposé sur un nouveau travaux. Un prestataire désactivé reste consultable et peut être réactivé à tout moment via le bouton Réactiver.
• Supprimer est définitif et n'est possible que si le prestataire n'est rattaché à aucun travaux, assurance, dépense, document ou note. Si un rattachement existe, la suppression est refusée et Locanoia vous indique lequel lever avant de réessayer.

Affecter un prestataire à un travaux

Depuis le formulaire de déclaration ou de modification d'un travaux (page Travaux ou onglet Travaux d'une fiche de bien), un champ Prestataires permet d'affecter un ou plusieurs prestataires à l'intervention : tapez pour rechercher, sélectionnez dans la liste, retirez au besoin avec la croix de chaque étiquette. Ce champ est facultatif et ne propose que les prestataires actifs de catégorie Artisan.

La colonne Prestataires de la page Travaux affiche ensuite le ou les noms rattachés à chaque intervention. Pour le détail complet de la déclaration d'un travaux, consultez Comment suivre les travaux d'un bien et La page Travaux.