Créer un mandat de prélèvement SEPA

Générer le mandat de prélèvement SEPA d'un bail : pré-remplissage par RIB, IBAN, BIC, RUM et ICS, téléchargement PDF et signature électronique.

Quand un locataire règle son loyer par prélèvement, il doit signer un mandat de prélèvement SEPA qui vous autorise, en tant que créancier, à débiter son compte. Locanoia génère ce mandat directement depuis la fiche du bail, avec un aperçu du document mis à jour en temps réel.

Où trouver le mandat

1. Ouvrez la fiche du bail concerné.
2. Dans la carte Conditions, cliquez sur le bouton du pied de la carte (icône dédiée, dont l'infobulle indique Mandat de prélèvement SEPA). Vous pouvez aussi cliquer directement sur le mot prélèvement dans la ligne « A régler par prélèvement… » de la carte : les deux ouvrent le même écran.

Important : ce bouton n'apparaît que si le mode de paiement du bail est Prélèvement. Si vous ne le voyez pas, modifiez les conditions du bail (crayon Modifier les conditions) et sélectionnez le mode de paiement Prélèvement. Lors de la création du bail, ce choix se fait à l'étape Paiement du formulaire, qui fait alors apparaître le champ RUM (Référence Unique de Mandat). Le bouton est également masqué quand le bail est résilié ou terminé.

Un écran plein page s'ouvre : le formulaire à gauche, l'aperçu du mandat à droite (référence du mandat, créancier, débiteur, coordonnées bancaires, texte légal et zone de signature). Chaque champ que vous modifiez se reflète immédiatement dans l'aperçu, et les boutons + / − permettent de zoomer.

Pré-remplir les coordonnées avec un RIB

Plutôt que de saisir l'IBAN à la main, déposez le RIB du locataire dans la zone Glissez le RIB ici ou (formats PDF ou image), ou choisissez un fichier déjà présent dans la GED (catégorie RIB). L'analyse par intelligence artificielle extrait automatiquement :

• l'IBAN et le BIC, insérés dans les champs correspondants ;
• le titulaire du compte s'il est détecté : son identité (nom et adresse) remplace alors celle du locataire dans le bloc « Débiteur » de l'aperçu. C'est utile quand le compte à débiter n'est pas au nom du locataire.

Un encart récapitule le titulaire détecté ; supprimez le fichier déposé pour revenir aux coordonnées du locataire. Si l'extraction échoue, un message vous invite à vérifier le fichier et à saisir l'IBAN manuellement.

Compléter les champs du mandat

Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder l'IBAN, le BIC et la RUM. Ces informations sont conservées et pré-remplies à la prochaine ouverture du mandat.

À savoir : les coordonnées bancaires SEPA du locataire (IBAN, BIC, RUM) ne se modifient pas sur la fiche du locataire. Tout passe par ce mandat, ouvert depuis la fiche du bail. Le champ RUM proposé à la création du bail et dans le dialog Modifier les conditions est quant à lui la RUM du bail, affichée dans la carte Conditions : c'est un champ distinct de la RUM enregistrée depuis ce mandat.

Télécharger le PDF

Cliquez sur Télécharger : les valeurs saisies sont enregistrées, puis le mandat s'ouvre en PDF dans un nouvel onglet. Vous pouvez l'imprimer et le faire signer sur papier au locataire, qui doit vous le retourner signé (l'adresse de retour figure sur le document). Le lieu de signature pré-imprimé est la commune du bien, avec la date du jour.

Faire signer électroniquement

Si la signature électronique Yousign est activée pour votre organisation, un bouton Signer apparaît dans l'en-tête du dialog. Il crée une demande de signature électronique auprès de Yousign — aucun email n'est envoyé automatiquement au locataire : c'est à vous de lui transmettre le lien de signature (par le canal de votre choix). Le bouton reste désactivé tant que l'IBAN et le BIC ne sont pas renseignés.

Une fois la demande créée, un message confirme l'adresse email du signataire et rappelle qu'aucun email n'est envoyé automatiquement — le lien de signature reste à transmettre vous-même.

Voir aussi

• Comment créer un bail — le mode de paiement se choisit à l'étape Paiement.
• Comment créer un locataire