Comment ajouter un locataire
Créer une fiche locataire (particulier ou société) en quelques étapes, avec pré-remplissage automatique à partir des documents.
Chaque personne (ou société) qui occupe l'un de vos biens dispose d'une fiche locataire. Cette fiche centralise ses coordonnées, ses baux, ses loyers, ses garants, ses assurances et ses documents.
Créer la fiche
- Dans le menu latéral, cliquez sur Locataires.
- Cliquez sur le bouton Ajouter un locataire.
- Suivez les étapes du formulaire à l'aide des boutons Suivant et Précédent.
Étape 1 — Type de locataire
Choisissez entre :
- Personne physique : un particulier, un individu.
- Personne morale : une société, une association.
Ce choix détermine les étapes suivantes.
Étape 2 — Identité ou entreprise
Pour un particulier, renseignez l'identité (nom, prénom, date de naissance...).
Gagnez du temps : déposez le dossier du locataire (pièce d'identité, dossier de candidature...) dans la zone « Glissez le dossier locataire ici ». Locanoia lit le document et pré-remplit les champs automatiquement. Vérifiez ensuite chaque champ et corrigez si nécessaire.
Pour une société, saisissez le numéro SIREN ou la raison sociale : Locanoia recherche l'entreprise et pré-remplit ses informations (forme juridique, adresse...). Vous renseignez ensuite le contact principal (la personne qui vous répond).
Étapes suivantes
- Coordonnées : les adresses email du locataire (voir ci-dessous) et ses numéros de téléphone.
- Données financières (particulier uniquement) : situation professionnelle et revenus, utiles pour évaluer le dossier.
À la dernière étape, cliquez sur Valider pour créer la fiche.
Les adresses email du locataire
À l'étape Coordonnées, vous pouvez enregistrer jusqu'à 10 adresses email pour un même locataire (bouton Ajouter une adresse). Sur chaque ligne :
- Principale : l'adresse qui reçoit tous les emails. Il y en a exactement une par locataire, désignée par la pastille.
- Facturation : l'adresse est mise en copie des envois de facturation (quittances, avis d'échéance, relances).
- Administratif : l'adresse est mise en copie des autres courriers (états des lieux, attestations...).
Les cases Facturation et Administratif sont pré-cochées sur chaque nouvelle ligne : dans le cas courant d'une adresse unique, elle reçoit tout, sans réglage particulier.
Sur la fiche du locataire, la carte des coordonnées liste toutes les adresses ; au survol, les pictos rappellent le rôle de chacune : l'étoile pour l'adresse principale, le reçu pour la facturation, le document pour l'administratif. Le crayon de la carte ouvre la même grille pour modifier les adresses.
La fiche locataire
Une fois créée, la fiche du locataire regroupe plusieurs onglets : Loyers, Baux, Garanties, Assurances, Documents, Notes et Historique. C'est depuis ces onglets que vous ajouterez un bail, un garant ou une attestation d'assurance.
La fiche affiche aussi un badge d'analyse du risque de départ du locataire : voir Comment suivre le risque de départ d'un locataire.
Bon à savoir
Si un locataire n'a pas d'adresse email principale, pas d'adresse de facturation ou pas d'adresse administrative, une alerte critique le signale sur sa fiche et dans la cloche d'alertes, jusqu'à ce que vous complétiez ses adresses.