Comment rédiger et faire signer le contrat de location

Générer le contrat de bail pré-rempli, le personnaliser dans l'éditeur enrichi, le télécharger en PDF ou Word, ou l'envoyer en signature électronique — y compris en colocation.

Une fois le bail créé dans Locanoia, vous pouvez générer le contrat de location correspondant : il est pré-rempli avec les informations du bien, du locataire, du loyer et des clauses adaptées au type de bail.

Ouvrir le contrat

1. Dans le menu latéral, cliquez sur Baux, puis ouvrez la fiche du bail concerné.
2. En bas de la carte Conditions, cliquez sur le bouton Rédiger le contrat de location (survolez les boutons pour voir leur nom).
3. La fenêtre Contrat de location s'ouvre en plein écran, avec le contrat déjà rédigé.

Deux points à connaître sur la visibilité de ce bouton :

• il n'apparaît que si un modèle de document de type Contrat de bail est configuré (le modèle par défaut fourni par Locanoia, ou un modèle propre à votre organisation) ;
• comme les autres boutons contextuels de la fiche, il est masqué lorsque le bail est Résilié (date de fin passée) ou Terminé. Un bail en Préavis conserve le bouton.

Personnaliser le texte

Le contrat s'affiche dans l'éditeur de texte enrichi de Locanoia : vous pouvez modifier le texte, ajouter des clauses particulières ou supprimer des passages avant de le finaliser, comme dans un traitement de texte. Vous disposez notamment du plein écran et du zoom pour travailler confortablement sur ce document long. Pour la prise en main complète (barre d'outils, mise en forme, tableaux…), voir Prendre en main l'éditeur de texte enrichi.

Adapter le modèle de contrat une fois pour toutes

Si vous ajoutez toujours les mêmes clauses, modifiez plutôt le modèle Contrat de bail dans Paramètres, onglet Modèles de documents : chaque nouveau contrat en héritera. L'éditeur de modèles vous offre :

• des variables en pastilles (nom du locataire, adresse du bien, loyer…) : survolez une pastille pour voir son libellé et un exemple de valeur ;
• le formatage des variables : un gras, une couleur ou une taille appliqués à une pastille sont conservés jusque dans le document final, PDF compris ;
• des conditions en blocs, elles aussi en pastilles atomiques : le bouton Condition de la barre d'outils insère un bloc conditionnel (variable renseignée, égale ou différente d'une valeur), et Transformer en condition enveloppe une variable sélectionnée dans son propre bloc — pratique pour n'afficher une clause que dans certains cas.

Le détail de ces outils est décrit dans la catégorie Éditeur de texte, et les spécificités par contexte dans Quel éditeur pour quoi.

Télécharger ou faire signer

Trois possibilités, en haut de la fenêtre :

• Télécharger PDF : pour imprimer et faire signer sur papier.
• Télécharger Word : pour retravailler le document dans votre traitement de texte.
• Signer : pour créer une demande de signature électronique via Yousign, avec une valeur légale. Un message confirme la création de la demande et rappelle qu'aucun email n'est envoyé automatiquement au(x) signataire(s) : c'est à vous de transmettre le lien de signature (par le canal de votre choix).

Les conversions de documents (import d'un fichier Word dans l'éditeur, export en PDF ou en Word) sont réalisées entièrement par Locanoia, sans transiter par un service tiers : vos contrats ne quittent pas la plateforme. Voir Importer un document Word, exporter en PDF ou Word.

En colocation : signature multi-signataires

Sur un bail en colocation, la demande de signature inclut tous les colocataires actifs : chacun est signataire à part entière, dans l'ordre défini à la création de la colocation, le référent en premier. Chaque colocataire doit disposer d'une adresse email, sinon l'envoi est refusé avant toute demande.

Le contrat porte les noms de tous les colocataires, ainsi que la clause de solidarité si elle est activée. Voir Comment gérer une colocation.

La signature électronique nécessite que le service de signature soit activé pour votre organisation. Si le bouton Signer n'apparaît pas, rapprochez-vous du responsable de votre compte Locanoia.

Après la signature

Ajoutez le contrat signé dans l'onglet Documents du bail pour le conserver avec les pièces du dossier. Pensez ensuite à :

• réaliser l'état des lieux d'entrée,
• enregistrer le versement du dépôt de garantie,
• vérifier l'attestation d'assurance habitation du locataire.