Comment créer un bail

Créer un contrat de location étape par étape : bien, locataire, mode de location, période, loyer, dépôt de garantie, paiement, révision et encadrement des loyers.

Le bail relie un bien et un locataire : il définit le loyer, les charges, la durée et les règles de révision. C'est à partir du bail que Locanoia génère les loyers, les quittances et le contrat de location.

Lancer la création

1. Dans le menu latéral, cliquez sur Baux.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter un bail.

Vous pouvez aussi partir de la fiche d'un locataire : onglet Baux, bouton Ajouter un bail.

Locanoia n'autorise qu'un seul bail vivant (actif ou en préavis) à la fois sur un même bien : si un bail court déjà, la création est refusée avec un message vous invitant à le terminer ou le résilier d'abord.

Astuce : la première étape propose une zone « Glissez votre contrat de bail ici » — déposez-y un contrat PDF existant et l'extraction par IA pré-remplit tout le formulaire (bien, locataire, dates, loyer) à partir du document.

Le formulaire se déroule en 7 étapes, résumées dans le sommaire à gauche de l'assistant ; un aperçu du bien, du locataire et du loyer reste visible en permanence à gauche pendant que vous avancez.

Étape 1 — Bien & Locataire

• Bien (obligatoire) : choisissez le bien concerné. Seuls les biens vacants apparaissent — un bien déjà occupé par un bail vivant n'est pas proposé, cohérent avec la règle du bail unique par bien ci-dessus.
• Locataire référent (obligatoire) : le premier signataire et l'interlocuteur principal du bail. Seuls les locataires sans bail vivant en cours apparaissent dans la liste — un locataire déjà titulaire d'un bail actif ailleurs n'y figure pas tant que ce bail n'est pas terminé ou résilié.
• Colocataires : ajoutez les autres signataires du bail. Le bail devient une colocation à partir de 2 signataires, avec la clause de solidarité cochée par défaut (chaque colocataire peut alors être tenu de payer la totalité du loyer, pas seulement sa part). Voir Comment gérer une colocation pour le détail — y compris ce qui se passe si aucun locataire « sans bail » n'est disponible pour compléter la colocation.

Étape 2 — Mode de location

1. Choisissez Nu (logement vide) ou Meublé (logement équipé) — les deux tuiles ne sont pas toujours proposées selon le type du bien (un local commercial, par exemple, saute directement au choix du type de bail).
2. Choisissez ensuite le type de bail. Le référentiel est fermé à 11 valeurs, chacune avec sa description (durée légale, régime juridique applicable) affichée sous le sélecteur dès que vous la choisissez :
   • Bail d'habitation (résidence principale) : le cas le plus courant, 3 ans minimum en nu, 1 an en meublé. Régi par la loi du 6 juillet 1989.
   • Bail étudiant : meublé, 9 mois exactement, sans reconduction automatique.
   • Bail mobilité : meublé, de 1 à 10 mois, non renouvelable (formation, stage, mutation...). Piège : la loi interdit tout dépôt de garantie sur ce type de bail — voir l'étape 4.
   • Location saisonnière : courte durée (90 jours maximum), pour une clientèle de passage.
   • Bail mixte (habitation + pro), bail commercial (9 ans minimum), bail professionnel (6 ans minimum), bail précaire, bail civil (résidence secondaire), logement de fonction et prêt à usage (commodat).

Piège à connaître : ces durées légales par type ne bloquent jamais l'enregistrement — Locanoia les affiche en avertissement à l'étape suivante si la période saisie est trop courte, mais vous restez libre de continuer (saisie provisoire, régularisation en cours, bail réputé conforme malgré une durée apparente non standard...). Le choix du type de bail conditionne aussi les modèles de contrat proposés à la rédaction : voir Comment rédiger et faire signer le contrat de location.

Étape 3 — Période du bail

• Numéro de bail : libre, sert de repère dans les listes et les emails (ex. BAIL-2026-014).
• Date de signature : optionnelle, sert de référence pour l'indice de révision affiché à l'étape 6.
• Date de début (obligatoire) et date de fin : dès que les deux dates sont saisies, Locanoia calcule la durée et affiche, si besoin, un avertissement (pas un blocage) quand elle est inférieure au minimum légal du type choisi — dans la capture ci-dessus, un bail meublé résidence principale de 3 mois seulement, avec le message « Un bail d'habitation meublé requiert une durée minimale de 1 an ».
• Tacite reconduction : activée par défaut ; à l'échéance, le bail se renouvelle automatiquement plutôt que de prendre fin.

Étape 4 — Loyer & Charges

• Loyer mensuel et Charges (obligatoires) : pré-remplis avec les montants renseignés sur la fiche du bien si vous ne les modifiez pas.

• Type de charges : Provisions (le régime par défaut, la grande majorité des baux — régularisées chaque année sur les dépenses réelles) ou Charges incluses.

• Charges incluses : cochez Électricité, Gaz, Eau, WiFi, Ordures ménagères selon ce que couvre le forfait.

• Dépôt de garantie : Locanoia affiche sous le champ le plafond légal correspondant au régime du bail choisi, avec sa base légale :

  • 1 mois de loyer hors charges en location nue, résidence principale (art. 22, loi du 6 juillet 1989) ;
  • 2 mois en meublé résidence principale et en bail étudiant (art. 25-6, loi ALUR) ;
  • interdit (0 €) en bail mobilité — champ verrouillé à zéro, aucune dérogation possible (art. 25-17, ordre public) ;
  • un trimestre de loyer en bail commercial conclu ou renouvelé à compter du 26 mai 2026 (art. L. 145-40 du code de commerce) ; liberté contractuelle totale pour un bail commercial conclu avant cette date ;
  • aucun plafond (montant libre, à titre indicatif) pour les autres régimes — saisonnier, professionnel, précaire, civil, logement de fonction.

  Le plafond bloque la création du bail (le formulaire refuse d'aller plus loin si vous dépassez le montant autorisé) — mais il ne s'applique pas rétroactivement à un bail déjà existant : modifier un bail ancien dont le dépôt dépasse un plafond introduit après coup reste possible tant que vous ne touchez pas au montant du dépôt lui-même.

Étape 5 — Paiement

• Mode de paiement : Virement, Prélèvement ou Chèque.
• RUM (Référence Unique de Mandat) : le champ n'apparaît que si vous choisissez Prélèvement. C'est la référence du futur mandat de prélèvement SEPA du bail — vous pouvez la laisser vide ici et la compléter plus tard directement depuis l'écran du mandat (les deux champs restent synchronisés).
• Jour du mois (obligatoire) : de 1 à 28, ou « Fin du mois » — le jour où l'échéance est appelée chaque mois.
• Terme (obligatoire) : À échoir (le loyer se paie en début de période, le cas le plus courant) ou Terme échu (paiement après la période écoulée).

Étape 6 — Révision & Statut

1. Le contrat prévoit une révision du loyer : interrupteur désactivé par défaut. C'est une condition posée par la loi (art. 17-1 I, loi du 6 juillet 1989) — sans cette clause, le loyer reste figé pour toute la durée du bail, aucune révision n'est possible, ni automatique, ni manuelle. Ne l'activez que si le contrat prévoit réellement cette clause.
2. Une fois activée, choisissez l'indice dans Révision du loyer : IRL (Indice de Référence des Loyers, le cas de l'habitation), ILC (loyers commerciaux), ILAT (activités tertiaires), ICC (coût de la construction), ou Ne pas réviser le loyer.
3. Locanoia affiche alors l'indice de référence correspondant à la date de signature du bail (le dernier trimestre publié par l'INSEE, avec sa variation annuelle) — modifiable si vous voulez baser la révision sur un autre trimestre.
4. Réviser : par défaut sur le loyer hors charges ; l'option « Loyer hors charges » n'a de sens que si vos charges sont au forfait — avec des charges provisionnelles (le cas par défaut), un message le rappelle : elles ne suivent jamais ce mécanisme, elles se régularisent à part chaque année.
5. Révision auto. : désactivée par défaut (réglage purement d'exploitation, sans effet sur le droit à réviser). Activez-la pour que Locanoia calcule et applique lui-même la révision à chaque échéance, selon la période choisie (1 an ou 3 ans) et le mode Réviser à (date anniversaire du bail, ou une date spécifique).
6. Les champs Dernier loyer appliqué, Date de versement et Dernière révision permettent de reprendre l'historique d'un bail existant migré depuis un autre outil ; l'interrupteur Bail précédent terminé depuis plus de 18 mois influe sur le calcul d'un éventuel avertissement de gel de loyer à la relocation.
7. Statut : Actif, Terminé ou Résilié — à la création, laissez Actif dans l'immense majorité des cas ; les statuts de fin de bail se posent ensuite via le bouton Résilier de la fiche, jamais ici. Voir Comment gérer la fin d'un bail.

Après la création du bail, le bouton Actualiser le loyer de la fiche du bail permet de consulter l'historique des loyers et d'appliquer une révision manuellement, indépendamment de l'automate. Voir Réviser les loyers : à la main ou avec l'automate annuel.

Étape 7 — Encadrement des loyers

Si le bien se situe en zone d'encadrement des loyers (Paris, Lille, certaines communes...), activez Zone tendue et renseignez, d'après l'arrêté préfectoral de la commune :

• le loyer de référence et les loyers de référence majoré / minoré (€/m²) ;
• un éventuel complément de loyer (caractéristiques exceptionnelles du logement justifiant un dépassement) ;
• la date de l'arrêté préfectoral de référence.

Dès que le loyer de référence majoré et la surface du bien sont renseignés, Locanoia calcule et affiche le loyer maximum autorisé (loyer de référence majoré × surface habitable). Ce plafond, comme les autres avertissements légaux du bail (gel des loyers F/G, plafond zone tendue à la relocation), est affiché et tracé, jamais bloquant : Locanoia part du principe que la décision finale reste la vôtre, mais garde une trace explicite de tout dépassement pour que ce soit un choix visible plutôt qu'un oubli.

Cliquez sur Valider pour créer le bail — c'est le seul bouton qui enregistre réellement les 7 étapes ; Précédent vous permet de revenir corriger une étape antérieure sans perdre votre saisie.

Les types de bail — tableau récapitulatif

Le statut du bail

Un bail est Actif tant qu'il court. Il passe en Préavis (affichage dérivé, jamais un statut que vous choisissez) lorsqu'un congé est enregistré via le bouton Résilier, puis Résilié une fois la date de fin de préavis dépassée, ou Terminé à échéance normale. Voir Comment gérer la fin d'un bail.

L'onglet Pennylane

Si votre organisation est connectée à Pennylane, la fiche du bail affiche un onglet Pennylane pour relier le bail à votre facturation : voir Comment relier un bail à Pennylane.

Pour aller plus loin

• Comment rédiger et faire signer le contrat de location
• Comment gérer une colocation
• Créer un mandat de prélèvement SEPA
• Comment suivre l'assurance habitation du locataire