Limites, sécurité et bonnes pratiques

Ce que Mila peut faire ou non selon le contexte, comment vos données et votre budget sont protégés, et quelques conseils pour tirer le meilleur de votre assistante.

Mila est conçue pour vous faire gagner du temps en toute sécurité. Voici ses règles de fonctionnement et quelques conseils pour bien travailler avec elle.

Ce que Mila peut faire — et dans quel cadre

La frontière est simple : ce que Mila fait dépend de l'endroit où elle intervient.

Pour chaque automate, vous choisissez dans Paramètres, onglet Mila (ou dans l'onglet Autonomie du Centre d'actions) entre trois niveaux : Manuel (Mila n'intervient pas), Propose (tout passe par le centre d'actions pour validation) et Autonome (Mila agit seule, en ne demandant une validation que si nécessaire). Les automates les plus sensibles sont en Manuel par défaut — c'est le cas de l'Analyse du risque de départ, une position de prudence au regard du RGPD : aucune analyse de vos locataires n'est lancée tant que vous ne l'avez pas décidé. Détail complet dans Régler le niveau d'autonomie de chaque automate.

Ce que Mila ne fait pas

• Dans le chat, elle ne modifie jamais vos données. Créations, modifications et suppressions restent entre vos mains.
• Elle ne sort pas de son domaine. Mila est spécialisée dans l'immobilier locatif et l'utilisation de Locanoia : elle décline poliment les demandes hors sujet (culture générale, traduction, code informatique…).
• Elle ne voit que l'organisation active. Si vous gérez plusieurs organisations, ses réponses portent uniquement sur celle en cours.
• Elle n'invente pas ce qu'elle ne trouve pas. Lors d'une lecture de document, les champs absents restent vides ; dans le chat, Mila vous dit quand une information manque.

Sécurité et confidentialité

• Les conversations et les documents analysés sont traités par un service d'intelligence artificielle sécurisé, dans le respect du RGPD.
• Jamais d'identifiant technique. Mila ne communique pas les identifiants internes de vos fiches : elle désigne les locataires par leur nom, les baux par leur numéro, et vous propose des liens cliquables vers les bonnes fiches.
• Les données sensibles sont masquées. Un IBAN, un numéro fiscal ou un numéro de pièce d'identité lu dans un document apparaît sous forme masquée dans les réponses (par exemple « [IBAN masqué] »), tandis que le reste du contenu reste lisible.
• Elle garde ses instructions pour elle. Mila refuse courtoisement de révéler ses instructions internes ou la liste de ses outils, même face à une demande détournée.
• Vos données ne servent qu'à répondre à vos demandes : ce que Mila apprend au fil de vos questions reste propre à votre organisation.
• L'historique du chat est limité aux derniers échanges ; le bouton corbeille l'efface définitivement.
• Le mode vocal utilise un second prestataire. Quand vous activez le micro, votre voix est traitée par un service distinct spécialisé dans l'audio (OpenAI ou Google selon la configuration), en plus du service qui traite le contenu de ses réponses. Détail complet : Parler à Mila : le canal vocal.

Le budget Mila

Chaque intervention de Mila consomme des crédits IA, suivis dans la carte Budget Mila en tête de Paramètres, onglet Mila. Si un plafond mensuel est fixé pour votre organisation, deux seuils protègent votre budget :

• À 100 % du plafond : les automates sont suspendus jusqu'au mois suivant (badge « Automates suspendus — plafond atteint »). Le chat, lui, continue de répondre.
• À 110 % : le chat est bloqué à son tour (badge « Budget épuisé », message « Budget Mila épuisé — contactez votre administrateur »).

Tout reprend automatiquement au début du mois suivant, ou dès que le plafond est relevé. Sans plafond, la carte affiche « Illimité ». Voir Suivre le budget Mila.

Les limites d'usage

• Chat : une vingtaine de messages par minute au maximum — largement suffisant pour un usage normal.
• Lecture de documents : environ dix analyses par minute, fichiers jusqu'à 25 Mo environ (PDF, JPEG, PNG, WebP, GIF).
• Mémoire de conversation : Mila retient les dix derniers messages ; pour un nouveau sujet complexe, reformulez le contexte en une phrase.

Bien formuler vos demandes

• Soyez précis : « Quels loyers sont en retard en juin ? » fonctionne mieux que « des impayés ? ».
• Nommez les personnes et les biens : « le bail de Mme Martin », « le studio Belleville ».
• Procédez par étapes pour les demandes complexes : d'abord la liste, puis le détail, puis l'action.
• Vérifiez avant de valider : après une extraction de document, relisez les champs pré-remplis — un scan flou ou un document atypique peut produire une lecture imparfaite.
• Relisez avant de confirmer un envoi : Mila récapitule toujours le destinataire et l'objet avant d'envoyer un email.
• Gardez un œil sur le centre d'actions : si des automates sont en niveau Propose, c'est là que leurs propositions attendent votre validation — voir Découvrir le centre d'actions.

En cas de problème

• Si Mila ne répond pas, patientez quelques secondes et réessayez : les indisponibilités sont passagères.
• Si le message « Budget Mila épuisé » s'affiche, le plafond mensuel est dépassé : rapprochez-vous de votre administrateur.
• Si une réponse vous semble erronée, reformulez la question ou demandez à Mila de détailler son raisonnement.
• Pour les questions juridiques ou fiscales à fort enjeu, faites valider la réponse par un professionnel (avocat, notaire, expert-comptable).