Comment gérer la fin d'un bail : résiliation, état des lieux et dépôt de garantie

Enregistrer un congé, réaliser et signer les états des lieux d'entrée et de sortie, restituer le dépôt de garantie avec ou sans retenues.

Quand un locataire donne congé (ou que vous le donnez), trois opérations s'enchaînent dans Locanoia : enregistrer la résiliation, réaliser l'état des lieux de sortie et restituer le dépôt de garantie.

Résilier le bail

1. Ouvrez la fiche du bail concerné (menu Baux).
2. Cliquez sur le bouton Résilier.
3. Dans la fenêtre Résilier le bail :
   • déposez si vous le souhaitez le courrier de résiliation reçu : Locanoia en extrait les informations ;
   • indiquez l'Initiative (Bailleur ou Locataire) ;
   • saisissez la date de Réception du courrier et la Date de fin de bail (fin du préavis) ;
   • renseignez éventuellement la date et l'heure de l'état des lieux de sortie.
4. Cliquez sur Confirmer la résiliation.

Le bail passe au statut Préavis jusqu'à la date de fin, puis Résilié. Les loyers continuent d'être appelés jusqu'à la fin du préavis.

Réaliser un état des lieux

Les états des lieux se gèrent dans l'onglet États des lieux de la fiche du bail.

1. Cliquez sur Ajouter (ou, depuis le menu « ⋮ » d'un état des lieux d'entrée, sur Créer EDL de sortie : les pièces et équipements de l'entrée sont repris pour comparaison).
2. Le formulaire s'ouvre en plein écran : choisissez le type (Entrée, Intermédiaire ou Sortie), la date et l'heure.
3. Renseignez les compteurs (électricité, eau, gaz), les clés remises, puis passez en revue chaque pièce et ses équipements en notant leur état. Vous pouvez prendre des photos directement depuis le formulaire.
4. Faites signer les deux parties dans les zones de signature, puis cliquez sur Signer. Attention : une fois signé, l'état des lieux n'est plus modifiable.
5. Après signature, le menu « ⋮ » propose Voir le PDF et Envoyer par email au locataire.

Astuce : si vous disposez d'un état des lieux existant (papier scanné, PDF), déposez-le dans la zone « Glissez un état des lieux ici » : Locanoia le lit et pré-remplit le formulaire.

Suivre et restituer le dépôt de garantie

Le montant du dépôt de garantie est défini dans le bail. Son suivi se fait dans l'onglet Garanties de la fiche du bail, qui affiche le dépôt attendu, le total versé et le total restitué, avec un badge d'état (Versé, Partiellement versé, Non versé).

Pour enregistrer un mouvement :

1. Dans l'onglet Garanties, ajoutez un mouvement de dépôt.
2. Choisissez le type : Versement (à l'entrée du locataire) ou Restitution (à sa sortie).
3. Pour une restitution partielle, activez les retenues et détaillez chaque ligne (motif et montant : réparations constatées à l'état des lieux de sortie, loyers impayés...). Le total des retenues est calculé automatiquement.

Pour rappel, le dépôt de garantie doit être restitué dans un délai d'un mois après la remise des clés si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, deux mois sinon.