Comment gérer la fin d'un bail : résiliation, état des lieux et dépôt de garantie

Enregistrer un congé, réaliser et signer les états des lieux d'entrée et de sortie, restituer le dépôt de garantie avec ou sans retenues.

Quand un locataire donne congé (ou que vous le donnez), trois opérations s'enchaînent dans Locanoia : enregistrer la résiliation, réaliser l'état des lieux de sortie et restituer le dépôt de garantie.

Résilier le bail

1. Ouvrez la fiche du bail concerné (menu Baux).
2. Cliquez sur le bouton Résilier.
3. Dans la fenêtre Résilier le bail :
   • déposez si vous le souhaitez le courrier de résiliation reçu : Locanoia en extrait les informations ;
   • indiquez l'Initiative (Bailleur ou Locataire) ;
   • saisissez la date de Réception du courrier et la Date de fin de bail (fin du préavis) ;
   • renseignez éventuellement la date et l'heure de l'état des lieux de sortie.
4. Cliquez sur Confirmer la résiliation.

Le bail passe au statut Préavis jusqu'à la date de fin, puis Résilié. Les loyers continuent d'être appelés jusqu'à la fin du préavis.

Réaliser un état des lieux

Les états des lieux se gèrent dans l'onglet États des lieux de la fiche du bail.

1. Cliquez sur Ajouter (ou, depuis le menu « ⋮ » d'un état des lieux d'entrée, sur Créer EDL de sortie : les pièces et équipements de l'entrée sont repris pour comparaison).
2. Le formulaire s'ouvre en plein écran : choisissez le type (Entrée, Intermédiaire ou Sortie), la date et l'heure.
3. Renseignez les compteurs (électricité, eau, gaz), les clés remises, puis passez en revue chaque pièce et ses équipements en notant leur état. Vous pouvez prendre des photos directement depuis le formulaire.
4. Faites signer les deux parties dans les zones de signature, puis cliquez sur Signer. Attention : une fois signé, l'état des lieux n'est plus modifiable.
5. Le message « État des lieux signé » s'affiche et le PDF est généré en arrière-plan : il apparaît dans les documents quelques instants plus tard. Le menu « ⋮ » propose alors Voir le PDF et Envoyer par email au locataire.

Astuce : si vous disposez d'un état des lieux existant (papier scanné, PDF), déposez-le dans la zone « Glissez un état des lieux ici » : Locanoia le lit et pré-remplit le formulaire.

Suivre et restituer le dépôt de garantie

Le montant du dépôt de garantie est défini dans le bail. Son suivi se fait dans l'onglet Garanties de la fiche du bail, qui affiche le dépôt attendu, le total versé et le total restitué, avec un badge d'état (Versé, Partiellement versé, Non versé).

Pour enregistrer un mouvement :

1. Dans l'onglet Garanties, cliquez sur Ajouter un mouvement.
2. Choisissez le type : Versement (à l'entrée du locataire) ou Restitution (à sa sortie).
3. Pour une restitution partielle, activez l'interrupteur Avec retenues et détaillez chaque ligne avec le bouton Ajouter une retenue (motif en texte libre et montant : réparations constatées à l'état des lieux de sortie, loyers impayés...). Le total des retenues et la restitution nette (montant du dépôt moins les retenues) se calculent et s'affichent automatiquement à chaque ligne ajoutée ou modifiée.

Le motif de chaque retenue est un champ libre : Locanoia ne bloque aucune saisie, mais rappelez-vous que seules les sommes dues au titre de loyers ou charges impayés et de réparations locatives dûment justifiées (facture, devis) sont légalement déductibles du dépôt (article 22 de la loi du 6 juillet 1989) — des frais de dossier, de relance ou d'agence n'en font pas partie. L'attestation de restitution générée reprend ce détail ligne par ligne avec le rappel légal.

Pour rappel, le dépôt de garantie doit être restitué dans un délai d'un mois après la remise des clés si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, deux mois sinon. Voir aussi Attestations de dépôt de garantie : remise et restitution pour l'envoi de l'attestation correspondante, à la main ou automatiquement.