Attestations de dépôt de garantie : remise et restitution
Envoyer une attestation à la réception ou à la restitution du dépôt de garantie, à la main ou automatiquement avec Mila.
Locanoia produit deux attestations liées au dépôt de garantie : une attestation de remise, qui certifie au locataire que vous avez bien reçu son dépôt, et une attestation de restitution, qui certifie ce que vous lui avez rendu à son départ (avec le détail des retenues, le cas échéant). Les deux peuvent être envoyées à la main ou laissées à un automate Mila.
Où trouver le suivi du dépôt
Le suivi du dépôt de garantie se fait dans l'onglet Garanties de la fiche du bail (ou de la fiche du locataire — c'est le même écran). Un bandeau récapitule le dépôt attendu, le total versé, le total restitué et un badge d'état (Versé, Partiellement versé, Non versé).
Chaque mouvement enregistré (Versement à l'entrée, Restitution à la sortie) apparaît sur une ligne, avec trois actions :
- Aperçu (icône œil) : affiche l'attestation correspondant à ce mouvement, en plein écran.
- Envoyer attestation par email : envoie cette attestation au locataire en pièce jointe. Une icône près du bouton indique si l'attestation a déjà été envoyée puis lue.
- Modifier (ou Saisir/modifier les retenues pour une restitution) : corrige le mouvement.
Ces deux boutons fonctionnent à tout moment, quel que soit le réglage des automates décrits plus bas : ils attestent le mouvement de la ligne sur laquelle vous cliquez (le montant réglé ou restitué à cette occasion précise), pas nécessairement le total du dépôt si celui-ci a été versé en plusieurs fois.
Enregistrer une restitution avec retenues
Lors de l'ajout d'une Restitution, activez l'interrupteur Avec retenues pour détailler chaque retenue (motif et montant : réparations constatées à l'état des lieux de sortie, loyers impayés...). Le total des retenues et la restitution nette (dépôt moins retenues) se calculent automatiquement, et l'attestation de restitution reprend ce détail avec le rappel légal de l'article 22 de la loi du 6 juillet 1989 (seules les sommes dues au titre de loyers, charges ou réparations locatives justifiées peuvent être retenues).
Pour les délais légaux de restitution du dépôt (un ou deux mois selon la conformité de l'état des lieux), voir Comment gérer la fin d'un bail.
Automatiser l'envoi avec Mila
Deux automates distincts se règlent dans Paramètres, onglet Mila (ou dans l'onglet Autonomie du centre d'actions), chacun sur les trois niveaux habituels :
| Automate | Se déclenche quand... | En Propose | En Autonome |
|---|---|---|---|
| Attestation de remise du dépôt de garantie | Le dépôt est intégralement encaissé — en un ou plusieurs versements | Une carte « Attestation réception dépôt » propose l'envoi, à valider | L'attestation part directement |
| Attestation de restitution du dépôt de garantie | Une restitution vient de solder intégralement le dépôt (aucun reliquat détenu) | Une carte « Attestation de restitution dépôt » propose l'envoi, à valider | L'attestation part directement |
Contrairement au bouton manuel décrit plus haut (qui atteste une ligne à la fois), ces deux automates envoient une attestation consolidée : celle de remise porte sur le total réellement reçu, même s'il a fallu plusieurs versements pour l'atteindre.
Sur une restitution partielle (avec retenues, dépôt non intégralement rendu), l'automate de restitution ne crée aucune proposition automatique : seul l'envoi manuel, ligne par ligne, reste possible. En Manuel, aucun envoi automatique n'a lieu, mais les boutons de la fiche restent disponibles à tout moment — c'est le niveau d'autonomie qui gouverne ce que Mila fait de sa propre initiative, jamais vos propres actions.
Bon à savoir
- Les deux attestations reposent sur les modèles « Attestation de remise du dépôt de garantie » et « Attestation de restitution du dépôt de garantie », personnalisables comme les autres modèles de documents dans Paramètres > Modèles de documents (voir l'article « Personnaliser un modèle de document »).
- Une copie de chaque attestation envoyée est automatiquement archivée dans les documents du bail.
- Ces automates n'ont besoin d'aucune intelligence artificielle : le déclenchement est purement basé sur les montants enregistrés, pas sur une analyse.